Личная карточка Т-2: как заполнить и вести (бланк, образец, Excel)
Личная карточка работника по форме Т-2 есть в каждой кадровой службе, и почти в каждой с ней что-то не так: где-то не хватает подписей, где-то воинский учёт не отражён, где-то карточка живёт в бумажной папке, а данные в Excel расходятся с ней. Запрос «личная карточка Т-2» набирает в Вордстате десятки тысяч показов в месяц, и это понятно: заполнять её приходится при каждом приёме на работу. Разберём, из чего карточка состоит, как её заполнять и как вести без потерь.
Что такое карточка Т-2 и нужна ли она
Т-2 — унифицированная форма личной карточки работника, утверждённая Госкомстатом в 2004 году. Применять именно унифицированные формы организации по общему правилу не обязаны, но на практике карточку ведут почти все: она удобна, привычна проверяющим и содержит данные, которые всё равно нужны для кадрового и воинского учёта. Если вы используете свою форму, закрепите её во внутреннем акте и сохраните существенные сведения. Условия хранения и срок хранения карточек уточняйте в актуальных нормативных документах по архивному делу.
Разделы карточки Т-2
Карточка состоит из заглавной части и нескольких разделов. По структуре формы это обычно:
- Общие сведения: ФИО, дата и место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж, семейное положение, паспортные данные, адрес, телефон.
- Сведения о воинском учёте: категория запаса, звание, состав, военно-учётная специальность, годность, отметки военкомата.
- Приём на работу и переводы на другую работу: даты, подразделения, должности, оклад, основание (приказ, договор).
- Аттестация.
- Повышение квалификации и профессиональная переподготовка.
- Награды (поощрения), почётные звания.
- Отпуск: вид, период работы, даты, основание.
- Социальные льготы, на которые работник имеет право по законодательству.
- Дополнительные сведения.
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Названия разделов и их нумерацию сверяйте с вашим бланком.
Как заполнить карточку Т-2 по шагам
- Шаг 1. Заведите карточку в день оформления приказа о приёме и присвойте табельный номер.
- Шаг 2. Заполните общие сведения по документам: паспорту, диплому, трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности. Не переписывайте со слов, сверяйте с оригиналами.
- Шаг 3. Заполните раздел воинского учёта по военному билету или удостоверению гражданина, подлежащего призыву.
- Шаг 4. Внесите приём на работу: дата, подразделение, должность, оклад, реквизиты приказа и трудового договора.
- Шаг 5. Дайте работнику ознакомиться с записями и поставьте подпись, где форма этого требует.
- Шаг 6. При каждом изменении (перевод, повышение оклада, новый документ об образовании, отпуск, награда) вносите запись в соответствующий раздел с указанием основания.
- Шаг 7. При увольнении запишите основание и дату, получите подпись и сдайте карточку в архив.
Пример записи в разделе приёма и переводов в виде списка:
- Дата: 1 февраля 2027 года.
- Структурное подразделение: отдел кадров.
- Должность: специалист по кадрам.
- Оклад: по штатному расписанию.
- Основание: приказ организации о приёме и трудовой договор с датами.
- Подпись работника.
Как вести карточки в Excel
Бумажная карточка остаётся документом, но вся оперативная работа удобнее в таблице. Типичная схема: данные хранятся в реестре сотрудников в Excel, а карточка Т-2 печатается из этих данных. Тогда исправить фамилию или должность можно один раз, а не в трёх местах. Кроме того, из реестра легко делать сводки: сколько человек в каждом подразделении, у кого заканчивается срочный договор, чей возраст приближается к предельному для воинского учёта.
В кадровом реестре сотрудников с карточкой Т-2 в Excel данные вносятся один раз, а печатная карточка по структуре Т-2 формируется на отдельном листе: вы выбираете сотрудника и получаете готовую к печати форму. Раздел воинского учёта в реестре заполняется вместе с общими сведениями.
Что обязательно проверять в карточке
- Совпадение ФИО, даты рождения и паспортных данных с документами.
- Реквизиты приказов о приёме, переводах и отпусках.
- Согласованность данных о воинском учёте с военным билетом и сверками с военным комиссариатом.
- Подписи работника там, где форма их предусматривает.
- Даты: приказ не может быть датирован позже записи в карточке.
Частые ошибки
- Заполняют карточку позже приказа. Записи появляются задним числом и не совпадают с документами.
- Не вносят переводы и изменения оклада. Через два года карточка устарела.
- Пропускают раздел воинского учёта. При проверке это один из первых вопросов.
- Не сверяют фамилию после смены. В карточке старая фамилия, в приказах новая.
- Хранят карточки вперемешку с неактуальными. Уволенных не переносят в архив.
- Ведут данные в двух местах. Excel и бумага расходятся, и непонятно, какой вариант правильный.
Куда двигаться дальше
Если вы хотите навести порядок в данных, начните с реестра. О том, что внести в кадровый реестр и как следить за срочными договорами, мы подробно писали в отдельной статье. А если нужна готовая таблица, возьмите реестр сотрудников с карточкой Т-2: в нём есть сводка, воинский учёт и контроль срочных договоров.
Что сделать конкретно
- Решить, применяете ли вы унифицированную форму Т-2 и закрепить решение документом.
- Завести для каждого сотрудника запись в реестре Excel и сверить данные с документами.
- Заполнить разделы приёма, переводов и воинского учёта, указать основания.
- Настроить печать карточки из реестра: готовая таблица с карточкой Т-2.
- Раз в квартал сверять карточки с приказами и данными военного комиссариата.
Остальные материалы для кадровой службы собраны в разделе Кадры.