← Блог

Ведение воинского учета в организации: что делает работодатель

Воинский учёт в организации обычно сваливается на кадровика «в нагрузку»: есть приказ, есть папка с карточками, а что именно нужно делать регулярно — понятно только после первой проверки. Ниже — спокойный разбор, из чего состоит ведение воинского учета в организации и какие действия повторяются из месяца в месяц.

Сразу оговорка. Это практическая памятка, а не юридическая консультация. Порядок учёта задают Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» (53-ФЗ), постановление Правительства о воинском учёте (№ 719 от 2006 года) и методические рекомендации военных комиссариатов. Нормы меняются, а у каждого военкомата есть свои требования к формам и срокам, поэтому перед тем как что-то делать, сверяйтесь с актуальной редакцией и с вашим военкоматом.

Кто и зачем обязан вести воинский учет

Статья 8 закона 53-ФЗ называет организации среди тех, кто участвует в воинском учёте граждан: они предоставляют военкомату сведения и сообщают об изменениях в данных. Смысл простой: военкомат учитывает граждан по месту жительства, а работодатель — единственный, кто видит, когда человек принят, уволен, сменил должность или фамилию. Эти сведения должны доходить до военкомата.

Объём работы зависит от организации. Где-то это «только» учёт военнообязанных и сообщения об изменениях. Где-то добавляется бронирование — об этом у нас есть отдельная статья. Начинать всегда нужно с вопроса: что именно требует от нас военкомат, с которым мы работаем.

Что должно быть в организации: набор документов

Состав обычно такой (уточните в методических рекомендациях вашего военкомата):

• Приказ о возложении обязанностей по воинскому учёту на конкретного работника.
• План работы по воинскому учёту на год.
• Личные карточки военнообязанных (в практике используют форму по типовым рекомендациям, её подтверждают в военкомате).
• Журналы: проверок, учёта сообщений об изменениях, сверок — набор и названия зависят от рекомендаций.
• Список или таблица военнообязанных с ключевыми данными: возраст, категория запаса, воинское звание, состав, годность.

Таблица — это не замена карточкам, а рабочий инструмент: по ней видно, кому когда наступает предельный возраст, кого сверять, у кого не хватает данных.

Пошаговый порядок работы

• Шаг 1. Оформите ответственного. Приказом назначьте работника, который ведёт учёт, и определите, кто его замещает.
• Шаг 2. Соберите данные при приёме. Попросите у нового сотрудника военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву, паспорт. Переносите сведения в карточку и таблицу.
• Шаг 3. Сообщите военкомату о приёме. В типовых разъяснениях для работодателей называют срок в несколько дней со дня приёма или увольнения (чаще всего упоминается пятидневный срок), но точный срок и форму сообщения проверьте по актуальному положению о воинском учёте и у своего военкомата.
• Шаг 4. Отслеживайте изменения. Смена фамилии, семейного положения, образования, должности, адреса — всё это отражается в карточке, а о значимых изменениях сообщают в военкомат.
• Шаг 5. Фиксируйте убыль. При увольнении или переводе в другую организацию отметьте дату, причину и направьте сообщение.
• Шаг 6. Раз в год сверяйте данные. Закон и рекомендации предусматривают периодическую сверку сведений в учётных документах с документами граждан и с данными военкомата.
• Шаг 7. Следите за возрастом. Когда сотрудник достигает предельного возраста пребывания в запасе, он снимается с воинского учёта; снимает его военкомат, но кадровику нужно вовремя заметить это и скорректировать карточку.

Как выглядит запись в таблице

Минимальный набор столбцов, который реально работает:

• ФИО, дата рождения, пол.
• Воинское звание, категория запаса, состав (по военному билету).
• Дата приёма и дата увольнения.
• Дата, когда сообщили военкомату о приёме или убытии.
• Дата последней сверки.
• Расчётная дата предельного возраста и «сколько дней осталось».
• Отметка о брони, если она есть.
• Примечание: что не хватает (нет билета, не указано звание и т. п.).

Вести это на бумаге можно, но вручную пересчитывать возраст по списку из сотни фамилий — быстрый путь к пропущенной дате.

Календарь воинского учёта на год

Чтобы работа не превращалась в аврал перед проверкой, разложите задачи по месяцам. Конкретные даты уточните в рекомендациях вашего военкомата, ниже — общий каркас.

• В начале года: актуализировать список военнообязанных, проверить приказ об ответственном, обновить план работы.
• В течение года: вносить в карточки и таблицу каждое изменение, фиксировать даты сообщений в военкомат.
• Раз в квартал: пройти по столбцу «осталось дней до предельного возраста», проверить, у кого не хватает данных.
• Перед сверкой: подготовить списки и журнал расхождений.
• В конце года: закрыть отчётные документы, которые у вас запрашивает военкомат, и архивировать копии.

Для начала достаточно завести в таблице воинского учёта напоминание на ближайшие даты и привыкнуть смотреть на неё еженедельно. Дальше работа идёт по накатанной.

Частые ошибки

• Нет приказа о назначении ответственного или он не обновлён после смены сотрудника.
• Данные в карточке расходятся с военным билетом: звание, состав, дата рождения, ФИО.
• Сообщение о приёме или увольнении отправлено с опозданием, а журнал учёта сообщений не ведётся вовсе.
• Сверку проводят «по памяти» или откладывают, и накапливаются расхождения.
• Человека, достигшего предельного возраста, продолжают числить военнообязанным — потому что никто не считал даты.
• Сведения хранятся в нескольких файлах: в одном актуальные, в другом старые.
• Персональные данные лежат в общем доступе. Помните: военные данные — это персональные данные работника, нужна разумная защита файла и ограниченный круг лиц.

Как свести всё в одну рабочую таблицу

Когда военнообязанных больше десятка, удобнее иметь одну таблицу, где возраст, предельный возраст, даты сообщений и сверок считаются сами. Мы собрали такую в проекте Воинский учёт в организации в Excel: там есть расчёт возраста, срока предельного возраста пребывания в запасе, лист снятия с учёта, сверки, журнал прибыли и убыли и отметка о брони. Таблицу можно использовать как рабочий инструмент рядом с карточками и журналами, которые требует военкомат, а не вместо них.

Если у вас в кадрах уже есть общий реестр сотрудников, посмотрите и реестр сотрудников с карточкой Т-2 — в нём воинский учёт ведётся как часть общего реестра. Все проекты по теме собраны в разделе про воинский учёт.

И последнее: заведите привычку раз в месяц открывать таблицу и смотреть на столбец «осталось дней». Десять минут в месяц экономят нервы перед проверкой.

Таблица из статьи

Читайте также