Главная / Режим и охрана труда

Журнал учёта документов ограниченного доступа и машинных носителей информации в Excel

Журнал учёта документов и машинных носителей: автоматический регистрационный номер, контроль возврата выданных документов, отметки об уничтожении, учёт носителей, сверка и сводка.

Для чего

Бумажный журнал не подсказывает, что документ выдан давно и до сих пор не вернулся, а носитель пора сверить. В этом журнале Excel (эксель) каждый документ вносится строкой: номер присваивается сам, по дате выдачи считается плановый возврат, а строка с просроченным возвратом краснеет. Отдельный лист ведёт машинные носители со сроком очередной сверки, а сводка показывает, сколько документов на руках, у кого просрочки и что уничтожено за период.

Что внутри

• «Справочники»: подразделения, исполнители, виды документов, виды носителей, места и сроки хранения, срок возврата, префиксы номеров, периодичность сверки носителей.
• «Документы»: до 1000 записей — регистрационный номер (авто), дата, вид, наименование, листы и экземпляры, откуда поступил, кому и когда выдан, плановый и фактический возврат, срок и место хранения, отметка и дата акта об уничтожении, светофор состояния и просрочка в днях.
• «Носители»: до 500 носителей — учётный номер (авто), тип, ёмкость, инвентарный номер, дата постановки, ответственный, место хранения, статус, дата списания, дата следующей сверки и состояние.
• «Сводка»: документы на руках, не возвращённые вовремя, уничтожено за период, итоги по видам и исполнителям, носители на учёте и списанные, две диаграммы.

Кому подойдёт

Сотрудникам режимных подразделений и отделов делопроизводства, ответственным за учёт документов ограниченного доступа и машинных носителей в организациях и государственных органах, бюджетных учреждениях, предприятиях. Таблица подходит как рабочий журнал контроля; утверждённые формы и порядок учёта сверяйте с действующими нормативными актами вашей организации.

Скачать журнал учёта документов ограниченного доступа и машинных носителей информации в Excel

В комплекте пустая таблица и заполненный образец с вымышленными данными: на нём видно, как работают формулы и проверки. Это эксель-таблица на обычных формулах, а не бухгалтерская программа. Все исправления и новые версии проекта вы получаете бесплатно.

Совместимость

Excel 2007 и новее, LibreOffice. Без макросов. Ставки, пороги и нормативные значения вынесены в параметры: перед работой сверьте их с действующими актами. Расчёт ориентировочный.

Частые вопросы

Это утверждённая форма журнала?

Нет. Это рабочая таблица для удобного контроля и подготовки данных. Формы журналов, порядок нумерации и сроки хранения определяются действующими нормативными актами и инструкцией вашей организации, сверяйте с действующей редакцией.

Как считается просрочка возврата?

Плановый возврат равен дате выдачи плюс срок возврата из справочников (по умолчанию 10 дней, значение меняется). Если документ не возвращён и сегодняшняя дата позже планового возврата, состояние становится «Не возвращён вовремя», строка краснеет, а просрочка считается в днях.

Как вести учёт носителей и сверку?

На листе «Носители» вносите тип, инвентарный номер, ответственного, место хранения и статус. Следующая сверка считается от даты последней сверки (или постановки на учёт) плюс период в месяцах из справочников; прошедшая дата даёт отметку «Пора сверить».

Есть ли в образце настоящие сведения?

Нет. Наименования документов, фамилии, номера и места хранения вымышлены. Не вносите в файл сведения, составляющие государственную тайну: для них действуют отдельные требования к учёту.

390 ₽ · версия 1.0

Похожие проекты