Как автоматизировать кадровый учёт в небольшой организации без дорогих программ

Кадровик в небольшой организации — это и делопроизводитель, и специалист по отпускам, и человек, который помнит, у кого заканчивается срочный договор. Специализированные программы стоят дорого и избыточны для 30–100 сотрудников, а ручной учёт в десятке разрозненных файлов приводит к ошибкам. Золотая середина — связанные таблицы Excel с формулами и проверками.

Что имеет смысл автоматизировать

Реестр сотрудников и карточка Т-2. Данные вводятся один раз, остальное подтягивается само.
График отпусков. Таблица считает даты окончания, остаток дней и подсвечивает пересечения.
Табель учёта рабочего времени. Часы, ночные и праздничные считаются по кодам.
Контроль сроков. Окончание срочных договоров, медосмотров, испытательного срока — «светофор» заранее показывает, что горит.
Журналы приказов и командировок. Нумерация и поиск без листания бумажных журналов.

Пример

В организации 60 человек. Раньше график отпусков составляли вручную две недели: собирали заявления, сверяли пересечения, пересчитывали остатки. После перехода на таблицу с проверками сбор и сверка занимают два-три дня: ошибки подсвечиваются сразу, а остаток дней считается формулой. Освободившееся время уходит на то, на что раньше не хватало рук.

Как внедрить за неделю

День 1. Внесите список сотрудников в единый реестр.
День 2. Загрузите график отпусков и проверьте пересечения.
День 3. Настройте табель на текущий месяц.
День 4. Включите «светофор» сроков по договорам и допускам.
День 5. Распечатайте формы и уберите дублирующие файлы.

Готовое решение

Все пять таблиц собраны в Пакет кадровика: 5 Excel-таблиц. Они работают на обычных формулах, без макросов, в Excel 2007 и новее и в LibreOffice.

Нужно под вашу организацию?

Если готового решения мало — например, нужны другие формы, обмен данными между файлами или отдельный сайт для сотрудников, — опишите задачу: предложу решение, сроки и стоимость. Примеры моих проектов — на странице «Мои работы».