Как составить график дежурств: правила, образец и шаблон в Excel

График дежурств нужен везде, где кто-то должен быть «на месте» по очереди: в отделе, школе, больнице, на объекте охраны, в общежитии или на кухне офиса. Хороший график распределяет дежурства поровну, учитывает отпуска и замены и помещается на одном листе для печати.

Шаблон графика дежурств в Excel — распределение по людям, замены, запрет дежурств подряд, подсчёт часов и печатная форма на месяц.

Как составить график дежурств: пошагово

Определите, что считается дежурством: время начала и окончания, место, обязанности.
Составьте список дежурных и отметьте, кто недоступен: отпуска, больничные, командировки, учёба.
Задайте правила: не больше одного дежурства подряд, не чаще N раз в месяц, отдых после ночного дежурства.
Распределите дежурства по очереди, начиная с тех, у кого их было меньше всего.
Проверьте праздники: дежурства в выходные и нерабочие праздничные дни учитываются и оплачиваются особо.
Назначьте замены на случай болезни.
Утвердите и ознакомьте сотрудников под подпись, распечатайте и повесьте на видное место.

Что указать в графике

Поле	Пример
Период	ноябрь 2026
Подразделение / объект	Отдел кадров, каб. 214
Дата и время дежурства	03.11, 08:00–20:00
ФИО дежурного	Иванова А. С.
Замена	Петров И. И.
Подпись об ознакомлении	—

Правила, которые важно соблюдать

Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни оформляется по правилам ст. 113 ТК РФ и оплачивается по ст. 153 ТК РФ.
Дежурство сверх нормы рабочего времени — это сверхурочная работа (ст. 99 ТК РФ), её объём ограничен.
Порядок дежурств лучше закрепить локальным актом: приказом или положением.

Праздники и переносы 2027 года

При составлении графика на 2027 год учтите длинные выходные: 31 декабря — 10 января, 21–23 февраля, 6–8 марта, 1–3 и 8–10 мая, 12–14 июня, 4–7 ноября и 31 декабря. Суббота 20 февраля — рабочая. Полный список — в статье «Производственный календарь на 2027 год».

Как распечатать график дежурств

Для печати удобнее таблица «дни месяца × дежурные» или список дат с фамилиями. В шаблоне есть лист для печати на А4: он собирается автоматически из графика, повторять ничего не нужно.

Частые вопросы

Как сделать график справедливым? Считайте дежурства по людям и выходные отдельно — шаблон показывает нагрузку по каждому.
Что делать, если дежурный заболел? Поставьте замену в графике: в шаблоне для этого отдельный столбец, а часы переходят заменившему.
Сколько человек нужно для графика? Шаблон рассчитан на небольшие и средние коллективы — от 3 до 40 человек.