Главная / Документооборот и контроль сроков

Исполнение сметы учреждения с макросами в Excel: остаток по статье и отчёт в PDF кнопкой

Исполнение сметы с кнопками: добавить расход и сразу увидеть остаток и прогноз по статье, изменить лимит, список проблемных статей, отчёт в PDF, новый год.

Для чего

Обычная таблица исполнения сметы плюс кнопки: расход записывается ответами на вопросы, и сразу видно, сколько осталось по статье и чем грозит темп расходов. Проблемные статьи собираются отдельным списком, отчёт сохраняется в PDF, а переход на новый год делается одной кнопкой с резервной копией.

Что умеют кнопки

• Добавить расход — Спросит статью, дату, документ и сумму — запишет расход в журнал и сразу покажет остаток и прогноз по статье.
• Состояние статьи — Спросит статью и покажет лимит, исполнено, остаток, процент, прогноз на год и статус.
• Изменить лимит — Спросит статью и новый лимит на год — пересчитает остаток и статус.
• Проблемные статьи — Соберёт в новой книге статьи со статусом «Перерасход», «Риск перерасхода» и «Внимание».
• Исполнение в PDF — Сохранит лист «Исполнение» в PDF рядом с файлом — для руководителя или отчёта.
• Новый год — Сохранит резервную копию, очистит журнал расходов и переключит год. Лимиты останутся.
• Резервная копия — Сохраняет копию этой книги рядом с ней с датой и временем в названии.

Что внутри

• Книга-шаблон и заполненный образец в формате .xlsm (книга с макросами).
• Все листы и формулы обычной версии — Исполнение сметы учреждения: лимит, расход, остаток и прогноз по статьям; макросы добавлены поверх, ничего не потеряно.
• Лист «Кнопки»: все кнопки с пояснениями и подсказка, что делать, если Excel блокирует макросы.
• PDF-инструкция «Как включить макросы» — одна страница с шагами.

Кому подойдёт

Бухгалтеру, экономисту и руководителю бюджетного учреждения, ответственному за расходы в подразделении, небольшим организациям с бюджетом по статьям.

Как включить макросы

1. Распакуйте архив и откройте файл .xlsm.

2. Нажмите «Включить содержимое» в жёлтой полосе вверху окна Excel.

3. Если полоса красная или кнопки не нажимаются — один раз разблокируйте файл: правая кнопка на файле → «Свойства» → «Разблокировать» → OK.

Подробности — в PDF из архива и в статье «Как включить макросы в Excel».

Совместимость и безопасность

Кнопки работают в классическом Excel для Windows (2010 и новее). В LibreOffice, Google Таблицах и онлайн-Excel макросы не запускаются, но сама таблица с формулами работает. Макросы работают только с этой книгой и файлами, которые вы выберете, и ничего не отправляют в интернет; код открыт (Alt+F11). Все обновления проекта бесплатны.

Обычная версия

Макросы запрещены политикой организации или не нужны? Есть обычная версия без макросов — те же таблицы и формулы, но дешевле.

Частые вопросы

Что такое макросы и безопасно ли их включать?

Макросы — это небольшие программы внутри файла Excel, они выполняют рутину по кнопке. Здесь они работают только с самой книгой и с файлами, которые вы выберете сами, и ничего не отправляют в интернет. Код открыт: нажмите Alt+F11 и посмотрите модули.

Кнопки не нажимаются или Excel пишет «Блокировка макросов». Что делать?

Windows блокирует макросы в файлах из интернета. Закройте файл, нажмите на него правой кнопкой → «Свойства» → поставьте галочку «Разблокировать» → OK, откройте снова и нажмите «Включить содержимое». Подробная инструкция в PDF в архиве и в статье «Как включить макросы в Excel».

Работает ли файл в LibreOffice, Google Таблицах или онлайн-Excel?

Сама таблица с формулами работает, а кнопки с макросами — только в классическом Excel для Windows (2010 и новее). На Mac часть функций, например сохранение PDF и создание папок, может потребовать разрешений.

Что покажет кнопка «Добавить расход»?

Запишет расход в журнал и сразу покажет по статье лимит, исполнено, остаток, процент исполнения, прогноз на год и статус.

Что делает «Новый год»?

Сохраняет резервную копию, очищает журнал расходов и переключает год. Лимиты по статьям остаются, их можно поправить кнопкой «Изменить лимит».

Чем эта версия отличается от обычной?

Это те же таблицы и формулы плюс лист «Кнопки» с макросами. Обычная версия без макросов дешевле и подходит, если рутину вы готовы делать вручную или макросы запрещены вашей ИТ-политикой.

990 ₽ · версия 1.0

С этим проектом берут