Главная / Документооборот и контроль сроков

Журнал входящих и исходящих документов в Excel с контролем сроков и номенклатурой дел

Журнал входящей и исходящей корреспонденции в Excel: автономера, контроль сроков со светофором, номенклатура дел, сводка и печатная форма.

Для чего

Ведите входящую и исходящую корреспонденцию в одном файле и не пропускайте сроки. Excel сам присваивает регистрационные номера, считает контрольный срок исполнения, показывает статус и красит строки по принципу светофора. Исходящий ответ связывается с входящим документом, а отдельный лист собирает просроченные и горящие документы.

Что внутри

• «Инструкция»: как заполнять за 5 минут, значение цветов, оговорки и предупреждение о персональных данных.
• «Параметры»: организация, год, срок исполнения по умолчанию, формат номеров входящих и исходящих, справочники видов документов (со своим сроком), корреспондентов, исполнителей, подписывающих и способов отправки.
• «Входящие»: до 500 записей — рег. №, дата поступления, от кого, исх. № и дата отправителя, вид, содержание, резолюция, исполнитель, срок, дата исполнения, индекс дела; автоматические статус, светофор и проверки.
• «Исходящие»: до 500 записей — номер, дата, адресат, содержание, исполнитель, кто подписал, на какой входящий № отвечает, способ отправки.
• «Контроль сроков»: готовый список просроченных и горящих документов для планёрки.
• «Номенклатура дел»: редактируемый справочник индексов дел со сроками хранения и счётчиком документов в деле.
• «Сводка»: по месяцам, исполнителям и корреспондентам, доля исполненного в срок, диаграмма.
• «Печать журнала»: журнал регистрации входящих за выбранный месяц с графами для подписей.

Для государственных структур

В органе власти, школе, больнице или администрации секретарь и помощник руководителя видят, какие поручения и запросы вышестоящих организаций горят, а руководитель получает готовый список для планёрки. Сводка по исполнителям показывает загрузку подразделений и долю документов, исполненных в срок, а номенклатура дел помогает сразу указывать индекс дела при регистрации.

Кому подойдёт

Секретарю и делопроизводителю, помощнику руководителя, специалисту канцелярии, администрации школы и учреждения здравоохранения, управляющей компании — всем, кто регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию и отвечает за сроки.

Скачать журнал входящей корреспонденции в Excel

Здесь можно скачать образец журнала входящих и исходящих документов в эксель: готовый бланк журнала регистрации с формулами, контролем сроков и печатной формой. В комплекте пустой шаблон и заполненный образец с вымышленными данными. Журнал входящей корреспонденции в Excel, журнал исходящих документов и образец номенклатуры дел собраны в одном файле — достаточно внести свои справочники и начать работу.

Совместимость

Excel 2007 и новее, LibreOffice. Без макросов и внешних связей. Сроки исполнения, формат номеров, сроки хранения и номенклатура в образце условные: сверьте их с действующими актами, перечнем типовых документов и вашей инструкцией по делопроизводству. Это рабочая форма журнала по его структуре, не официальный бланк.

Частые вопросы

Автоматически ли присваиваются номера?

Да: рег. № входящих и исходящих собирается по префиксу, порядковому номеру и году. Формат (префикс, число цифр, год) задаётся на листе «Параметры». Не сортируйте строки внутри журнала.

Какой срок исполнения заложен?

По умолчанию 30 календарных дней со дня поступления — это значение по умолчанию, его нужно сверить с вашей инструкцией по делопроизводству. Для каждого вида документа можно задать свой срок или отключить контроль (0 дней).

Можно ли связать ответ с входящим документом?

Да: в «Исходящих» выберите рег. № входящего — в журнале входящих появится номер ответа, а проверка сравнит дату ответа с контрольным сроком.

Номенклатура дел в образце — официальная?

Нет, значения условные. Внесите свою утверждённую номенклатуру; сроки хранения и статьи перечня сверьте с перечнем типовых документов.

Это официальный бланк журнала?

Нет, это рабочая форма журнала по его структуре; организация вправе использовать свою форму. Лист «Печать журнала» даёт форму с графами для подписей.

390 ₽ · версия 1.0

Похожие проекты