Журнал входящей корреспонденции: образец и правила регистрации

Письмо пришло в понедельник, а в пятницу руководитель спрашивает, где ответ. Секретарь помнит, что регистрировал его, но под каким номером и кому передал — нет. Без журнала входящей корреспонденции документы теряются на ровном месте, а сроки ответа срываются. Разберём, как устроен журнал, какие правила регистрации действуют на практике и как собрать его в Excel.

Журнал входящей корреспонденции: что это и зачем

Журнал — реестр, в котором регистрируются все поступающие в организацию документы: письма, запросы, обращения, предписания, приглашения. Он решает несколько задач:

учёт — каждому документу присваивается номер и фиксируется дата поступления;
маршрут — видно, кому документ передан на исполнение и когда;
контроль сроков — по документам, требующим ответа, указывается срок и фиксируется фактическое исполнение;
поиск — по номеру, отправителю или теме можно быстро найти нужное.

Оговорка: правила документооборота зависят от вашей организации и закрепляются инструкцией по делопроизводству. Для документов, поступающих как обращения граждан, действуют отдельные требования и сроки, и их нужно проверять по действующему законодательству и вашему регламенту. Образец ниже даёт типичную структуру, а не обязательную форму.

Образец структуры журнала входящих документов

Обычно в журнале предусмотрены такие графы:

входящий номер и дата регистрации;
дата и номер документа у отправителя;
отправитель — организация или лицо;
краткое содержание;
вид документа и количество листов (при необходимости);
резолюция — кому поручено и что сделать;
исполнитель;
срок исполнения;
дата и номер ответа или отметка об исполнении;
номер дела по номенклатуре, в которое помещён документ;
примечание.

Пример строки: «Вх. № 148 от 12 сентября; от условной организации «Пример», исх. № 36 от 9 сентября; запрос информации; резолюция — подготовить ответ; исполнитель — начальник отдела; срок — 26 сентября; ответ исх. № 201 от 24 сентября; дело 02-05». Данные вымышленные.

Правила регистрации входящей корреспонденции по шагам

1. Приём и вскрытие. Конверты проверяются на целостность, прикладываются приложения, фиксируется день поступления.
2. Предварительный просмотр. Определяется, относится ли документ к компетенции организации, не адресован ли он другому лицу, требует ли ответа.
3. Регистрация. Документ вносится в журнал, получает номер, дату и отметку на самом документе — штамп или запись.
4. Передача на рассмотрение руководителю. Руководитель определяет исполнителя и срок в резолюции.
5. Доведение до исполнителя. Документ передаётся под подпись или в электронном виде с отметкой, а в журнале фиксируется дата передачи.
6. Контроль исполнения. Для документов со сроками ведётся контроль, а напоминание направляется заранее.
7. Снятие с контроля и подшивка. После исполнения документ помещается в дело по номенклатуре, а в журнале проставляется номер ответа и дата.

Сроки и контроль исполнения

Часть входящих документов содержит срок исполнения: он указан в самом документе, определён законодательством или установлен резолюцией. В журнале нужна колонка «срок» и столбец, показывающий, сколько дней осталось. В Excel это решается формулой «срок минус сегодня» и цветовой индикацией:

зелёный — срок далеко;
жёлтый — меньше 3 рабочих дней (порог выберите сами);
красный — срок прошёл, а ответа нет.

Пример. Запрос поступил 12 сентября, срок ответа — 26 сентября. 23 сентября в журнале горит жёлтый индикатор: осталось 3 дня. Секретарь напоминает исполнителю. Если ответ уходит 24 сентября, строка закрывается. Если бы журнал был на бумаге, напоминание зависело бы от того, вспомнит ли кто-то о документе.

Номенклатура дел: как связать журнал и архив

Номенклатура дел — перечень заведённых дел с индексами и сроками хранения. Каждый исполненный входящий документ должен попасть в нужное дело. В журнале для этого предусмотрен столбец «Дело №», а в Excel удобно иметь отдельный лист номенклатуры: индекс, заголовок дела, срок хранения, ответственный, количество документов. При закрытии года дела формируются, описываются и передаются в архив.

Оговорка: сроки хранения и формулировки заголовков определяются перечнями и вашей инструкцией, поэтому не придумывайте их сами, а берите из утверждённых документов.

Журнал в Excel: как устроить

Лист «Входящие». Таблица с графами, автоматической нумерацией (формула «номер = предыдущий + 1» или счётчик года) и выпадающими списками для исполнителей и видов документов.
Лист «Исходящие». Аналогичная структура для исходящих, с ссылкой на входящий номер, на который это ответ.
Лист «Контроль». Фильтр показывает документы с приближающимся или нарушенным сроком.
Лист «Номенклатура». Перечень дел и количество документов в каждом.
Справочники. Организации-отправители, исполнители, виды документов.
Печать. Форма журнала для подшивки по итогам года, если такой порядок принят.

Нумерация обычно начинается заново каждый календарный год. Для безопасности формулы нумерации защищаются, чтобы случайно не затереть их.

Как это выглядит в госорганах, школах и больницах

Для государственных и бюджетных организаций делопроизводство — сфера особого контроля:

объём — десятки и сотни документов в неделю: запросы вышестоящих органов, предписания, письма от граждан и организаций;
жёсткие сроки — многие запросы требуют ответа в короткий срок, и опоздание влечёт замечания;
многоступенчатые резолюции — документ идёт от руководителя через заместителей к исполнителю;
проверки — смотрят, зарегистрирован ли документ, исполнен ли в срок, подшит ли в дело.

Единый журнал с контролем сроков превращается в инструмент руководителя: на планёрке достаточно открыть лист «Контроль» и увидеть, что в красной зоне.

Типичные ошибки при регистрации корреспонденции

Регистрация через несколько дней. Дата входящего не совпадает с днём фактического поступления.
Нет отметки на самом документе. Номер есть в журнале, но на бумаге его нет, и документ невозможно связать с записью.
Не фиксируется резолюция и дата передачи исполнителю.
Срок записан, а контроль не ведётся. Журнал превращается в архив, а не в рабочий инструмент.
Дублирование номеров. Из-за ручной нумерации или параллельных таблиц у двух документов одинаковый номер.
Нет связи входящего и ответа. Невозможно понять, исполнен ли запрос.
Не заведена номенклатура, и документы копятся в общей папке.

Чек-лист секретаря

Документ зарегистрирован в день поступления.
Номер и дата проставлены и в журнале, и на документе.
Резолюция и исполнитель записаны.
Срок исполнения указан, контроль включён.
Дата и номер ответа внесены в журнал.
Исполненный документ помещён в дело.
В конце года журнал и дела подготовлены к передаче в архив.

Где взять готовую таблицу

Готовое решение — Журнал входящих и исходящих документов с контролем сроков и номенклатурой дел. Это платная таблица, 390 ₽. Внутри журналы входящих и исходящих документов, контроль сроков и номенклатура дел. Графы и порядок нумерации вы настраиваете под свою инструкцию по делопроизводству.

Если у вас много обращений граждан, посмотрите журнал обращений граждан, а для регистрации приказов — бесплатный журнал приказов. Подборка для бюджетных организаций — на странице для госструктур.

Нужно что-то ещё или доработать таблицу под вашу инструкцию — закажите проект.