Номенклатура дел: образец и как составить для организации
Приходит проверка, новый сотрудник или смена ответственного за делопроизводство, и выясняется, что дела в шкафах лежат по принципу «как исторически сложилось». Единого перечня нет, индексов нет, а сроки хранения никто не помнит. Начать наводить порядок проще всего с номенклатуры дел. Разберём, что это такое, как её составить пошагово и как вести в Excel.
Номенклатура дел: что это и зачем нужна
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков их хранения. Простыми словами: список всех папок, которые у вас есть или будут в течение года, у каждой папки свой индекс, название и срок хранения.
Зачем она нужна на практике:
- Сотрудники знают, в какую папку класть документ, и не заводят «Разное» на сто листов.
- Быстро находится нужный документ: по индексу дела видно, где он лежит.
- Понятно, что через какое-то время нужно передавать в архив, а что можно выделить к уничтожению в установленном порядке.
- При проверке есть документ, подтверждающий, что учёт дел организован.
В государственных и муниципальных органах, школах, больницах и других бюджетных учреждениях номенклатура обычно обязательна по внутренним правилам делопроизводства и согласуется с архивом. Точные требования к согласованию и утверждению проверяйте по действующим документам вашей организации и по запросу в архив.
Номенклатура дел образец: из чего состоит таблица
Классическая форма — таблица с несколькими колонками. Названия могут немного отличаться, но смысл один.
- Индекс дела. Условное обозначение, обычно из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в нём. Например, 02-05, где 02 — отдел кадров, 05 — пятое дело.
- Заголовок дела. Краткое и ясное название, отражающее состав документов: «Приказы по личному составу», «Переписка с вышестоящей организацией по вопросам кадров».
- Количество дел (томов). Заполняется по итогам года.
- Срок хранения и номер статьи по перечню. Сроки берутся из перечня типовых управленческих документов, действующего для вашей сферы. Не придумывайте их по памяти: всегда сверяйтесь с актуальным перечнем и, если сомневаетесь, уточняйте в архиве.
- Примечание. Например, «подлинники», «дело переходящее», «заведено в январе».
Пример фрагмента, вымышленного, для небольшого отдела кадров:
- 02-01 — Приказы по основной деятельности (копии). Срок: по перечню.
- 02-02 — Приказы по личному составу. Срок: по перечню.
- 02-03 — Личные дела работников. Срок: по перечню.
- 02-04 — Графики отпусков. Срок: по перечню.
- 02-05 — Журнал учёта приказов. Срок: по перечню.
- 02-06 — Переписка с вышестоящей организацией.
Обратите внимание, мы специально пишем «срок: по перечню». Сроки хранения для разных видов документов разные, зависят от перечня и могут меняться, поэтому в статье мы их не называем. В вашей таблице впишите срок из действующего перечня.
Как составить номенклатуру дел: пошаговая инструкция
Шаг 1. Определитесь с форматом. Обычно сначала составляются номенклатуры по каждому структурному подразделению, а затем из них собирается сводная номенклатура организации. Если вы небольшое учреждение, достаточно одной общей таблицы с разделами по подразделениям.
Шаг 2. Соберите список видов документов. Пройдите по отделам и спросите: какие документы у вас создаются и поступают регулярно? Составьте черновой список, не фильтруя.
Шаг 3. Сгруппируйте по делам. Документы одного вида и одной темы объединяются в дело. Для приказов по личному составу — одно дело, для приказов по основной деятельности — другое. Если документов много, дело делится на тома по годам или по алфавиту.
Шаг 4. Присвойте индексы. Продумайте систему индексов, которая не поломается при добавлении нового дела. Оставляйте запас: не нумеруйте дела впритык, чтобы можно было добавить новое без перекодировки.
Шаг 5. Сформулируйте заголовки. Заголовок должен быть понятен человеку, который не знает истории вашего отдела. Избегайте слов «разное», «прочее», «документы».
Шаг 6. Проставьте сроки хранения. По действующему перечню типовых документов. Если вид документа в перечне не нашли, не угадывайте: задайте вопрос в архив или ответственному за делопроизводство.
Шаг 7. Согласуйте и утвердите. Порядок согласования и утверждения определяется вашими внутренними правилами. Обычно номенклатуру согласует архив или экспертная комиссия, а утверждает руководитель. Уточните последовательность в своей организации.
Шаг 8. Заведите дела по номенклатуре. С 1 января (или с начала действия номенклатуры) в папки на корешках проставляются индексы и заголовки. Это можно сделать заранее.
Шаг 9. По итогам года внесите данные. Количество дел, фактические объёмы, отметки о переходящих делах. Номенклатуру на следующий год обычно готовят заранее и корректируют на основании изменений в структуре и деятельности.
Номенклатура дел в Excel: как организовать удобно
Бумажный образец в Word хорош для печати, но неудобен в работе. В Excel можно сделать номенклатуру живой.
Что стоит предусмотреть:
- Справочник подразделений. Из него берётся первая часть индекса.
- Автоматический индекс. Формула склеивает индекс подразделения и порядковый номер дела. Пример: индекс = код подразделения + «-» + номер с ведущим нулём.
- Выпадающий список для срока хранения. Значения ограничены вашим набором, вводить вручную не нужно.
- Связь с журналом документов. Когда вы регистрируете документ, вы сразу выбираете, в какое дело он будет подшит. Дело подставляется из номенклатуры.
- Сводка по подразделениям. Сколько дел заведено, сколько на постоянное хранение, сколько на временное.
- Печатная форма. Лист, настроенный под печать в формате, который удобно утверждать.
Пример. В небольшой администрации четыре отдела, в каждом от 6 до 15 дел. Всего получается 38 дел. По таблице видно: 9 дел с долгим сроком хранения, 29 с временным. Это помогает оценить, сколько места нужно в шкафах и когда ожидается передача документов в архив.
Типичные ошибки при работе с номенклатурой
- Номенклатура есть, но не применяется. Её составили для проверки и положили в стол. Решение: привязать регистрацию документов к делам, и тогда номенклатура становится рабочим инструментом.
- Дело «Разное». Туда попадает всё, что не нашло места. Решение: когда набирается несколько однотипных документов, заводите отдельное дело.
- Устаревшие сроки. Перечни и нормативные акты обновляются. Решение: ежегодно сверяйте номенклатуру с действующей редакцией.
- Нет передачи переходящих дел. Дела, не законченные в этом году, не отражены в следующей номенклатуре. Решение: отдельная колонка «переходящее».
- Копии и подлинники в одном деле. Решение: разные дела или чёткая отметка в заголовке.
- Дублирование заголовков. Два дела с одним названием в разных подразделениях без пояснений. Решение: добавлять в заголовок уточняющий признак.
Чек-лист: номенклатура готова к утверждению
- Для каждого подразделения есть дела по всем регулярно создаваемым документам.
- Индексы уникальны, система индексов понятна.
- Заголовки не содержат слов «разное» и «прочее».
- Сроки хранения проставлены по действующему перечню, спорные вопросы уточнены в архиве.
- Предусмотрено место для переходящих дел.
- Определён порядок согласования и утверждения.
- Назначены ответственные за ведение дел в подразделениях.
Где взять готовую таблицу
Для ежедневной работы с документами пригодится Журнал входящих и исходящих документов с контролем сроков и номенклатурой дел. Он платный, 390 ₽. Внутри журналы входящих и исходящих документов, контроль сроков исполнения, справочник номенклатуры дел, из которого при регистрации выбирается дело, сводка и форма для печати. Сроки хранения вы вносите сами по действующему перечню: таблица не подставляет их за вас, и это сделано сознательно.
Если в вашей организации ещё нужен учёт приказов, возьмите бесплатный Журнал приказов в Excel. А тем, кто следит за сроками поручений, пригодится бесплатный Контроль сроков со светофором. Решения для органов власти и бюджетных учреждений собраны на странице для госструктур.
Нужно что-то ещё или доработать таблицу под вашу номенклатуру и структуру? Закажите проект.