Автоматизация документооборота: журнал входящих и исходящих без путаницы

Поступило письмо, нужно присвоить номер, определить исполнителя, поставить срок, а потом не забыть ответить. Если в организации нет системы электронного документооборота, помогает хорошо устроенный журнал.

Что автоматизируется

Входящая и исходящая корреспонденция в отдельных листах.
Нумерация. Номер формируется по порядку, дубли исключены.
Сроки исполнения. Таблица подсвечивает документы, по которым горит срок.
Номенклатура дел. Документы привязываются к делам, что упрощает архив.
Поиск. По номеру, дате, корреспонденту, теме.

Пример

Канцелярия регистрирует около 200 документов в месяц. Раньше выяснение «а на что мы отвечали в марте?» требовало поднять журнал. Теперь достаточно фильтра по корреспонденту, а запись содержит ссылку на ответ.

Простые правила

Регистрируйте документ в день поступления.
Указывайте ответственного и срок сразу.
Закрывайте запись, когда ответ отправлен: тогда «светофор» показывает только живые документы.

Готовое решение

Журнал входящих и исходящих документов в Excel с контролем сроков и номенклатурой дел. Для приказов есть отдельный журнал регистрации приказов.

Нужно под вашу организацию?

Если готового решения мало — например, нужны другие формы, обмен данными между файлами или отдельный сайт для сотрудников, — опишите задачу: предложу решение, сроки и стоимость. Примеры моих проектов — на странице «Мои работы».