Главная / Документооборот и контроль сроков

Журнал входящих и исходящих документов с макросами в Excel

Журнал с кнопками: регистрация входящего и исходящего документа с номером и сроком, отметка исполнения, напоминания исполнителям, печать в PDF.

Для чего

Обычный журнал плюс кнопки: документ регистрируется ответами на вопросы — номер, контрольный срок и статус появляются сами; исполнение отмечается по номеру; просроченные и «горящие» документы собираются списком по исполнителям, который можно распечатать и раздать.

Что умеют кнопки

• Зарегистрировать входящий — Задаёт вопросы (от кого, содержание, исполнитель…), записывает документ в первую свободную строку и сообщает присвоенный номер и контрольный срок.
• Зарегистрировать исходящий — То же для исходящих: адресат, содержание, кто подготовил и подписал, ответ на какой входящий.
• Отметить исполнение — Спросит номер входящего и дату — и проставит исполнение, статус обновится сам.
• Напоминания исполнителям — Собирает в новой книге просроченные и «горящие» документы по исполнителям — удобно распечатать и раздать.
• Контроль сроков в PDF — Сохраняет лист «Контроль сроков» в PDF рядом с книгой.
• Печатный журнал в PDF — Сохраняет лист «Печать журнала» в PDF рядом с книгой.
• Резервная копия — Сохраняет копию этой книги рядом с ней с датой и временем в названии.

Что внутри

• Книга-шаблон и заполненный образец в формате .xlsm (книга с макросами).
• Все листы и формулы обычной версии — Журнал входящих и исходящих документов с контролем сроков и номенклатурой дел; макросы добавлены поверх, ничего не потеряно.
• Лист «Кнопки»: все кнопки с пояснениями и подсказка, что делать, если Excel блокирует макросы.
• PDF-инструкция «Как включить макросы» — одна страница с шагами.

Кому подойдёт

Секретарю, делопроизводителю, канцелярии, приёмной руководителя, госоргану, школе, больнице.

Как включить макросы

1. Распакуйте архив и откройте файл .xlsm.

2. Нажмите «Включить содержимое» в жёлтой полосе вверху окна Excel.

3. Если полоса красная или кнопки не нажимаются — один раз разблокируйте файл: правая кнопка на файле → «Свойства» → «Разблокировать» → OK.

Подробности — в PDF из архива и в статье «Как включить макросы в Excel».

Совместимость и безопасность

Кнопки работают в классическом Excel для Windows (2010 и новее). В LibreOffice, Google Таблицах и онлайн-Excel макросы не запускаются, но сама таблица с формулами работает. Макросы работают только с этой книгой и файлами, которые вы выберете, и ничего не отправляют в интернет; код открыт (Alt+F11). Все обновления проекта бесплатны.

Обычная версия

Макросы запрещены политикой организации или не нужны? Есть обычная версия без макросов — те же таблицы и формулы, но дешевле.

Частые вопросы

Что такое макросы и безопасно ли их включать?

Макросы — это небольшие программы внутри файла Excel, они выполняют рутину по кнопке. Здесь они работают только с самой книгой и с файлами, которые вы выберете сами, и ничего не отправляют в интернет. Код открыт: нажмите Alt+F11 и посмотрите модули.

Кнопки не нажимаются или Excel пишет «Блокировка макросов». Что делать?

Windows блокирует макросы в файлах из интернета. Закройте файл, нажмите на него правой кнопкой → «Свойства» → поставьте галочку «Разблокировать» → OK, откройте снова и нажмите «Включить содержимое». Подробная инструкция в PDF в архиве и в статье «Как включить макросы в Excel».

Работает ли файл в LibreOffice, Google Таблицах или онлайн-Excel?

Сама таблица с формулами работает, а кнопки с макросами — только в классическом Excel для Windows (2010 и новее). На Mac часть функций, например сохранение PDF и создание папок, может потребовать разрешений.

Номера присваиваются автоматически?

Да: кнопка записывает документ в первую свободную строку, а номер строится формулой по префиксу и порядку из листа «Параметры».

Что в «Напоминаниях исполнителям»?

Список просроченных и «горящих» входящих по исполнителям: номер, от кого, содержание, контрольный срок, статус — готов к печати.

Чем эта версия отличается от обычной?

Это те же таблицы и формулы плюс лист «Кнопки» с макросами. Обычная версия без макросов дешевле и подходит, если рутину вы готовы делать вручную или макросы запрещены вашей ИТ-политикой.

790 ₽ · версия 1.0

Похожие проекты