Главная / Отчёты и расчёты

Номенклатура дел и опись дел в Excel: сроки хранения, акт на уничтожение — скачать образец

Номенклатура дел с расчётом срока хранения: автоматическая опись по номеру, список кандидатов на уничтожение для акта и сводка по подразделениям.

Для чего

Номенклатура ведётся в Word, а срок хранения каждый раз приходится считать вручную, чтобы понять, какие дела пора выносить на экспертизу. Здесь дело вносится строкой: таблица сама считает дату окончания срока хранения, отмечает кандидатов на уничтожение, собирает опись по номеру и список для акта.

Что внутри

• «Справочники»: подразделения с индексами, сроки хранения (название и число лет), дата отчёта.
• «Номенклатура»: до 500 дел — индекс, заголовок, подразделение, срок хранения, даты, листы, номер описи, статус; считаются дата окончания срока и результат.
• «Опись и акт»: опись дел по выбранному номеру и список кандидатов на уничтожение, по 300 строк.
• «Сводка»: дела и листы по подразделениям и срокам хранения, две диаграммы.

Кому подойдёт

Специалистам канцелярии, делопроизводства и архива государственных органов и бюджетных учреждений, отделов кадров и общих отделов, всем, кто готовит номенклатуру, описи дел и акты к экспертизе.

Скачать номенклатура дел и опись дел в Excel

В комплекте пустая таблица и заполненный образец с вымышленными данными: на нём видно, как работают формулы и проверки. Это эксель-таблица на обычных формулах, а не бухгалтерская программа. Все исправления и новые версии проекта вы получаете бесплатно.

Совместимость

Excel 2007 и новее, LibreOffice. Без макросов. Ставки, пороги и нормативные значения вынесены в параметры: перед работой сверьте их с действующими актами. Расчёт ориентировочный.

Частые вопросы

Как считается окончание срока хранения?

Это 31 декабря года окончания дела плюс срок хранения в годах, то есть срок идёт с 1 января следующего года. Правило сверяйте с действующей редакцией вашей инструкции по делопроизводству.

Кто попадает в кандидаты на уничтожение?

Закрытые дела с числовым сроком хранения, который истёк на дату отчёта, и статусом не «Уничтожено». Дела постоянного хранения и «до минования надобности» не попадают никогда.

Откуда берутся сроки хранения?

Вы задаёте их сами на листе «Справочники» по своему перечню или номенклатуре. В таблице нет встроенных норм, поэтому их можно привести к любой редакции.

Принимает ли таблица решение об уничтожении?

Нет. Она готовит список кандидатов, а решение об уничтожении принимает экспертная комиссия. Реквизиты и подписи акта оформляются отдельно.

290 ₽ · версия 1.0

Похожие проекты