Главная / Кадры и трудовые отношения

Учёт личных дел сотрудников в Excel: комплектность документов, сроки, чего не хватает — скачать шаблон

Шаблон Excel (эксель) для учёта личных дел: чек-лист документов по каждому сотруднику, процент комплектности, список недостающих документов, контроль сроков медосмотра и допусков, светофор и сводка по отделам.

Для чего

Проверка личных дел обычно идёт «с карандашом»: открыли папку, посмотрели, чего нет, забыли записать. Здесь на каждого сотрудника одна строка с чек-листом документов: «Есть», «Нет» или «Не требуется». Таблица сама считает комплектность, перечисляет недостающие документы, следит за сроками действия и подсвечивает дела, которые нужно срочно доукомплектовать.

Что внутри

• «Справочники»: перечень документов дела (до 12), три документа со сроком действия, отделы, параметр «предупреждать за N дней».
• «Личные дела»: до 300 сотрудников — ФИО, табельный номер, отдел, должность, дата приёма, чек-лист по каждому документу, даты окончания сроков; считаются комплектность, недостающие документы, ближайший срок и светофор.
• «Сводка»: средняя комплектность, число полных и неполных дел, просроченные сроки, таблица по отделам, список самых «проблемных» документов и две диаграммы.

Кому подойдёт

Специалистам отделов кадров, режима и мобилизационной подготовки, делопроизводителям, руководителям бюджетных учреждений и госорганов, проверяющим комиссиям и небольшим организациям, которые ведут личные дела сотрудников.

Скачать учёт личных дел сотрудников в Excel

В комплекте пустая таблица и заполненный образец с вымышленными данными: на нём видно, как работают формулы и проверки. Это эксель-таблица на обычных формулах, а не бухгалтерская программа. Все исправления и новые версии проекта вы получаете бесплатно.

Совместимость

Excel 2007 и новее, LibreOffice. Без макросов. Ставки, пороги и нормативные значения вынесены в параметры: перед работой сверьте их с действующими актами. Расчёт ориентировочный.

Частые вопросы

Как считается комплектность?

Количество документов со статусом «Есть» делится на число документов в перечне без тех, что отмечены «Не требуется». Результат показывается в процентах по каждому сотруднику.

Можно ли изменить перечень документов?

Да. Перечень из 12 документов и три документа со сроком действия вы вписываете на листе «Справочники», заголовки таблицы подтянутся сами. Состав дела сверяйте с действующими требованиями и внутренними актами.

Как работает контроль сроков?

Для медосмотра, инструктажа и допуска вносится дата окончания. Таблица берёт самую раннюю дату и сравнивает с текущей: срок истёк — красный, скоро истекает — жёлтый. Окно предупреждения (по умолчанию 30 дней) настраивается.

Не потеряю ли я персональные данные?

Файл работает локально на вашем компьютере, без макросов и интернета. Храните его на защищённом носителе и ограничьте доступ, так как в нём есть персональные данные.

290 ₽ · версия 1.0

Похожие проекты