Главная / Документооборот и контроль сроков

Журнал личного приёма граждан с макросами в Excel: уведомление заявителю и контроль сроков кнопкой

Журнал приёма с кнопками: записать обращение, отметить ответ, список просроченных, уведомление заявителю в PDF, лист «Контроль» в PDF.

Для чего

Обычный журнал приёма плюс кнопки: обращение записывается ответами на вопросы (срок ответа считается сам), ответ отмечается одной кнопкой, просроченные и «горящие» обращения собираются отдельным списком, а заявителю сохраняется уведомление о приёме в PDF с исполнителем и сроком.

Что умеют кнопки

• Записать на приём — Спросит заявителя, тему, суть и результат, добавит строку в журнал и скажет срок ответа.
• Отметить ответ — Спросит заявителя и дату ответа — обращение уйдёт из списка срочных.
• Просроченные — Соберёт в новой книге просроченные и «горящие» обращения.
• Уведомление заявителю — Сохранит в PDF уведомление о приёме с исполнителем и сроком ответа.
• Контроль в PDF — Сохранит лист «Контроль» в PDF — для планёрки.
• Резервная копия — Сохраняет копию этой книги рядом с ней с датой и временем в названии.

Что внутри

• Книга-шаблон и заполненный образец в формате .xlsm (книга с макросами).
• Все листы и формулы обычной версии — Журнал личного приёма граждан: сроки ответов и контроль; макросы добавлены поверх, ничего не потеряно.
• Лист «Кнопки»: все кнопки с пояснениями и подсказка, что делать, если Excel блокирует макросы.
• PDF-инструкция «Как включить макросы» — одна страница с шагами.

Кому подойдёт

Помощникам руководителей, специалистам приёмных в администрациях, управляющих компаниях, школах и учреждениях, которые ведут личный приём граждан.

Как включить макросы

1. Распакуйте архив и откройте файл .xlsm.

2. Нажмите «Включить содержимое» в жёлтой полосе вверху окна Excel.

3. Если полоса красная или кнопки не нажимаются — один раз разблокируйте файл: правая кнопка на файле → «Свойства» → «Разблокировать» → OK.

Подробности — в PDF из архива и в статье «Как включить макросы в Excel».

Совместимость и безопасность

Кнопки работают в классическом Excel для Windows (2010 и новее). В LibreOffice, Google Таблицах и онлайн-Excel макросы не запускаются, но сама таблица с формулами работает. Макросы работают только с этой книгой и файлами, которые вы выберете, и ничего не отправляют в интернет; код открыт (Alt+F11). Все обновления проекта бесплатны.

Обычная версия

Макросы запрещены политикой организации или не нужны? Есть обычная версия без макросов — те же таблицы и формулы, но дешевле.

Частые вопросы

Что такое макросы и безопасно ли их включать?

Макросы — это небольшие программы внутри файла Excel, они выполняют рутину по кнопке. Здесь они работают только с самой книгой и с файлами, которые вы выберете сами, и ничего не отправляют в интернет. Код открыт: нажмите Alt+F11 и посмотрите модули.

Кнопки не нажимаются или Excel пишет «Блокировка макросов». Что делать?

Windows блокирует макросы в файлах из интернета. Закройте файл, нажмите на него правой кнопкой → «Свойства» → поставьте галочку «Разблокировать» → OK, откройте снова и нажмите «Включить содержимое». Подробная инструкция в PDF в архиве и в статье «Как включить макросы в Excel».

Работает ли файл в LibreOffice, Google Таблицах или онлайн-Excel?

Сама таблица с формулами работает, а кнопки с макросами — только в классическом Excel для Windows (2010 и новее). На Mac часть функций, например сохранение PDF и создание папок, может потребовать разрешений.

Что за уведомление сохраняет кнопка?

Короткая заготовка: заявитель, дата приёма, тема, суть, результат, исполнитель и срок ответа. Формулировки при необходимости поправьте под регламент вашей организации.

Как кнопка «Отметить ответ» находит обращение?

По фамилии заявителя среди обращений без ответа. Если у человека несколько обращений, отмечается самое последнее; если подходят разные люди, макрос попросит ввести ФИО полностью.

Чем эта версия отличается от обычной?

Это те же таблицы и формулы плюс лист «Кнопки» с макросами. Обычная версия без макросов дешевле и подходит, если рутину вы готовы делать вручную или макросы запрещены вашей ИТ-политикой.

790 ₽ · версия 1.0

С этим проектом берут