Автоматизация договорной работы: реестр договоров с контролем сроков и оплат

Когда договоров несколько десятков, а то и сотен, по памяти уже не удержать, какой заканчивается в этом месяце, по какому не закрыта оплата и сколько осталось по лимиту. Реестр с формулами берёт эти вопросы на себя.

Что должен уметь реестр

Хранить карточку договора: номер, дата, контрагент, предмет, сумма, срок.
Считать остаток: сколько оплачено, сколько осталось, есть ли задолженность.
Предупреждать о сроках: окончание действия и сроки исполнения подсвечиваются заранее.
Контролировать лимиты: видно, что сумма по контрагенту или статье приближается к предельной.
Давать сводку: по контрагентам, по статьям, по периодам — без ручного суммирования.

Пример

Организация ведёт 80 договоров. Раз в месяц бухгалтерия и юрист сверяли списки вручную и всё равно находили забытые окончания. После перехода на единый реестр каждый понедельник достаточно отфильтровать «истекает в течение 30 дней» — список готов за секунды.

Как навести порядок

Внесите все действующие договоры, а не только новые.
Для каждого укажите дату окончания и ответственного.
Вносите оплаты в день поступления.
Раз в неделю смотрите сводку по срокам.

Готовое решение

Реестр договоров с контролем сроков и оплат в Excel уже содержит эти расчёты. Для государственных закупок пригодится и расчёт НМЦК по 44-ФЗ.

Нужно под вашу организацию?

Если готового решения мало — например, нужны другие формы, обмен данными между файлами или отдельный сайт для сотрудников, — опишите задачу: предложу решение, сроки и стоимость. Примеры моих проектов — на странице «Мои работы».