← Блог

График отпусков Т-7: образец заполнения и как заполнить

Форму Т-7 знают все кадровики: это график отпусков, который в большинстве организаций оформляют ежегодно. Спрашивают о нём чаще всего одно и то же: «образец заполнения графика отпусков Т-7», «что писать в колонке про перенос» и «обязательна ли именно эта форма». Разберём по пунктам, чтобы вы заполнили документ один раз и без исправлений.

Что такое форма Т-7 и обязательна ли она

Унифицированная форма Т-7 «График отпусков» была утверждена постановлением Госкомстата в 2004 году вместе с другими кадровыми формами. Сегодня организации по общему правилу не обязаны применять именно унифицированные формы, но вправе использовать их, а многие кадровики и проверяющие привыкли к знакомой структуре. Если вы разрабатываете собственную форму, закрепите её в локальном акте и сохраните все существенные сведения. Перед утверждением проверьте актуальную редакцию требований для вашей организации.

Важно другое: сам график отпусков обязателен для работодателя. Его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года, и он обязателен и для работодателя, и для работника.

Из каких колонок состоит график отпусков

Структура формы Т-7 логична. Это шапка с реквизитами организации, номером и датой документа, годом, на который составлен график, и таблица. В таблице обычно есть такие блоки:

• структурное подразделение;
• должность (специальность, профессия) по штатному расписанию;
• фамилия, имя, отчество и табельный номер;
• количество календарных дней отпуска;
• дата отпуска: запланированная и фактическая;
• основание (документ) для фактической даты;
• перенесение отпуска: основание и дата предполагаемого отпуска;
• примечание.

Внизу ставится подпись руководителя кадровой службы и, при необходимости, визы руководителя и представителя профсоюза. Точное расположение колонок сверяйте с вашим бланком.

Образец заполнения графика отпусков Т-7 по шагам

• Шаг 1. Заполните шапку: наименование организации, номер документа, дата составления, год (например, 2027).
• Шаг 2. Запишите подразделение и должность так, как они названы в штатном расписании, без сокращений и вольных формулировок.
• Шаг 3. Впишите ФИО полностью и табельный номер из личной карточки.
• Шаг 4. Укажите количество календарных дней. Если у работника основной отпуск 28 дней и ещё несколько дополнительных, пишите итоговое число.
• Шаг 5. В колонке запланированной даты укажите начало отпуска. Если отпуск разбит на части, добавьте отдельную строку для каждой части.
• Шаг 6. Колонки фактической даты и основания остаются пустыми до отпуска: туда вносят данные уже на основании приказа.
• Шаг 7. В примечании делайте пометки только по делу: «по заявлению», «по соглашению сторон».
• Шаг 8. Подпишите, утвердите и оформите ознакомление работников.

Пример строк в виде списка:

• Отдел кадров, специалист по кадрам, Петрова М. С., таб. номер 0017, 28 календарных дней: с 7 июня 2027 года, 14 дней; с 13 сентября 2027 года, 14 дней.
• Бухгалтерия, главный бухгалтер, Смирнов Д. А., таб. номер 0003, 28 календарных дней: с 12 июля 2027 года, 28 дней, примечание: без разбивки.

Как внести изменения: перенос и фактические даты

Когда отпуск сдвигается, график не переписывают заново. В колонки переноса вносят основание (заявление работника или распоряжение) и новую предполагаемую дату. Фактическую дату вписывают после приказа. Подробнее о том, когда перенос возможен и что важно кадровику, смотрите в нашей статье про деление и перенос отпуска.

Совет: ведите изменения в таблице Excel, а печатную форму выгружайте по необходимости. Так вы не перепечатываете документ после каждого переноса и не плодите версии.

Как не запутаться в датах и днях

Если график ведётся на бумаге, ошибки неизбежны: дата начала в июне, а в сумме 29 дней. В Excel это решается формулами: дата окончания считается как дата начала плюс дни минус один, а сумма частей сравнивается с положенным количеством дней. Готовые проверки уже есть в бесплатном графике отпусков Т-7 в Excel: таблица подсвечивает части меньше 14 дней, пересечения внутри подразделения и расхождение суммы с нормой.

Кто и когда подписывает график

График готовит кадровая служба, а утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Если в организации есть выборный профсоюзный орган, его мнение учитывают при утверждении. После утверждения работников знакомят с графиком под роспись: удобно собрать подписи в отдельном листе ознакомления и приложить его к графику. Для новых сотрудников, принятых в течение года, дату отпуска добавляют в график по соглашению и ознакомляют их так же, как остальных.

Частые ошибки

• Название должности не совпадает со штатным расписанием. При проверке это первое, к чему придираются.
• Не указан табельный номер. Для однофамильцев это путаница.
• Забыли ознакомить работника под роспись. Утверждённый график ещё не значит, что работник о нём знает.
• Правят график «задним числом» без оснований. Любое изменение должно опираться на документ.
• Пишут общую сумму дней, а даты разбивки не указывают. При делении отпуска нужны даты каждой части.
• Утверждают график слишком поздно. Срок: не позднее чем за две недели до начала года.

Что сделать конкретно

• Решить, применяете ли вы форму Т-7 в унифицированном виде или собственную форму, и закрепить это в локальном акте.
• Скачать шаблон графика Т-7 в Excel и внести сотрудников по штатному расписанию.
• Проверить подсветку: части меньше 14 дней, пересечения, расхождения по сумме.
• Утвердить график и собрать подписи ознакомления.
• Для изменений заполнять колонки переноса и ссылаться на заявления.

Остальные таблицы для кадровой службы смотрите в разделе Кадры.

Таблица из статьи

Читайте также