← Блог

Можно ли разделить отпуск на части и перенести его по графику

Два вопроса приходят к кадровику чаще всего: «можно ли разделить отпуск на части» и «как перенести отпуск по графику». Работники спрашивают об этом в личных сообщениях, руководители присылают просьбы между делом, а ответить нужно так, чтобы не нарушить закон и не сломать утверждённый график. Разберём главные правила и порядок документов.

Можно ли разделить отпуск на части

Да, можно. По статье 125 Трудового кодекса ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем может быть разделён на части. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Остальные части могут быть любой длины.

Ключевые слова здесь: «по соглашению». Работодатель не вправе в одностороннем порядке разбить отпуск на куски, а работник не вправе требовать деления без согласия работодателя. На практике договорённость оформляют в заявлении и подтверждают приказом.

Примеры допустимых разбивок для 28 календарных дней:

• 14 и 14;
• 14, 7 и 7;
• 21 и 7;
• 14, 10 и 4.

Недопустимая по общему правилу разбивка: 10, 10 и 8, потому что ни одна часть не достигает 14 дней. Если график составлен именно так, его нужно исправить до утверждения.

Как отразить деление в графике отпусков

В графике по структуре Т-7 для каждой части обычно записывают дату начала и число дней. Если вы ведёте график в Excel, удобнее держать каждую часть в отдельной строке с общим табельным номером и проверять сумму по человеку. Проверка простая: сумма дней всех частей равна положенному количеству, и среди частей есть одна не менее 14 дней. Эти проверки уже заложены в таблице графика отпусков Т-7, чтобы вы не считали вручную.

Можно ли перенести отпуск по графику

График обязателен для обеих сторон, поэтому просто «сдвинуть» отпуск без оснований нельзя. Перенос возможен, если есть основание и согласие сторон. Типичные ситуации:

• работник заболел, и больничный пришёлся на время отпуска;
• работодатель по производственной необходимости просит перенести отпуск, а работник согласен;
• работник сам просит сдвинуть даты по личным причинам, а руководитель согласен.

Случаи, когда перенос обязателен или допустим по закону, и сроки уведомлений проверяйте в актуальной редакции Трудового кодекса и в нормативных актах вашей организации. Практически важно одно: за основу берите письменное заявление работника и резолюцию руководителя, чтобы любое изменение имело документ.

Порядок действий кадровика при переносе

• Шаг 1. Получить заявление работника с новой датой или причиной переноса (или подготовить проект соглашения, если инициатор работодатель).
• Шаг 2. Получить резолюцию руководителя.
• Шаг 3. Проверить, не пересекается ли новая дата с отпусками коллег из того же подразделения.
• Шаг 4. Внести изменение в график в колонки переноса: основание и новая предполагаемая дата.
• Шаг 5. Оформить приказ об отпуске на новые даты, когда подойдёт срок.
• Шаг 6. Уведомить работника о начале отпуска под роспись не позднее чем за две недели до начала.
• Шаг 7. Сохранить заявление в личном деле или в папке по отпускам.

Образцы заявлений разные, но суть одна: кто просит, на какие даты, по какой причине, дата и подпись. Мини-пример в виде списка:

• Адресат: руководитель организации (должность, ФИО).
• От кого: должность и ФИО работника.
• Текст: «Прошу перенести часть ежегодного оплачиваемого отпуска, запланированную с 7 июня 2027 года на 14 календарных дней, на период с 6 сентября 2027 года по причине личных обстоятельств».
• Дата и подпись, резолюция руководителя.

Отпуск вне графика

Бывает, что работник просит отпуск, которого нет в графике. Это возможно по соглашению сторон, но дату нужно согласовать, оформить приказ и отразить в графике как изменение. Сроки выплаты отпускных зависят от даты начала отпуска, проверяйте их по актуальным нормам.

Частые ошибки

• Делят отпуск «по устной договорённости». Без заявления и приказа любая разбивка потом оспаривается.
• Теряют правило 14 дней. В заявлении работник просит три части по 9 дней, и кадровик оформляет их без проверки.
• Не вносят перенос в график. График и приказы расходятся, и при проверке видно несоответствие.
• Забывают уведомление за две недели. Даже если дату согласовали, уведомление под роспись остаётся обязательным шагом.
• Не проверяют пересечения. После переноса в одном подразделении могут оказаться в отпуске сразу несколько человек.
• Переносят отпуск много раз подряд. Часть отпуска так «зависает» в конце года, и её приходится решать срочно.

Как это упростить таблицей

Перенос и деление проще всего вести в одной таблице, где видны и плановые, и фактические даты. В графике отпусков Т-7 в Excel есть колонки переноса, основание, автоматический расчёт дат окончания и подсветка частей короче 14 дней. Изменения в строке сразу отражаются в тепловой карте по месяцам, и вы видите, не опустел ли отдел.

Что сделать конкретно

• Требовать от работников письменные заявления на деление и перенос.
• Проверять правило: хотя бы одна часть не менее 14 календарных дней.
• Вносить каждый перенос в график: основание и новая дата.
• Уведомлять работника о начале отпуска под роспись не позднее чем за две недели.
• Подключить таблицу графика отпусков Т-7, чтобы проверки выполнялись автоматически.

Другие материалы для кадровой службы собраны в разделе Кадры.

Таблица из статьи

Читайте также