Как оптимизировать учёт ТМЦ: остатки, выдача и акты списания в Excel
В небольших организациях материальный учёт часто ведут «в тетради» или в нескольких файлах, а в конце года выясняется, что остатки не сходятся. Для небольшого склада не нужна сложная программа — достаточно правильно устроенной таблицы.
Что автоматизируется
- Номенклатура. Один справочник вместо разных названий одного и того же.
- Приход и расход. Движение вносится строкой, остаток считается сам.
- Минимальный остаток. Таблица предупреждает, что пора заказывать.
- Акты списания. Форма заполняется из данных, а не набирается заново.
- Инвентаризация. Фактические данные сверяются с учётными, расхождения подсвечиваются.
Пример
Хозяйственная служба школы ведёт 300 позиций. Раньше инвентаризация занимала неделю, потому что остатки приходилось пересчитывать по бумажным записям. Теперь учётные остатки уже в таблице, остаётся ввести фактические — расхождения видны сразу.
Как начать
- Составьте единый справочник позиций с единицами измерения.
- Внесите начальные остатки на дату.
- Вносите каждое движение в день события.
- Раз в квартал сверяйте остатки с фактом.
Готовое решение
Учёт материальных ценностей и акты списания в Excel содержит все эти листы. Для ремонтных работ есть смета на ремонт. Таблица ведёт учёт, но не заменяет первичные документы, которые требует ваша учётная политика.
Нужно под вашу организацию?
Если готового решения мало — например, нужны другие формы, обмен данными между файлами или отдельный сайт для сотрудников, — опишите задачу: предложу решение, сроки и стоимость. Примеры моих проектов — на странице «Мои работы».
Таблица из статьи
Все проекты раздела: Имущество, склад и транспорт
Частые запросы по теме: Складской учёт и инвентаризация в Excel · Учёт имущества, ОС и оргтехники в Excel
Читайте также
Складской учёт в Excel: как вести приход, расход и остатки
Складской учёт в Excel для небольшого склада и кладовой: справочник, журнал движения, остатки, минимальный запас, списание. Пример и чек-лист.
Инвентарная карточка основных средств: образец и амортизация в Excel
Что указывать в инвентарной карточке основных средств, как вести учёт и считать линейную амортизацию в Excel. Образец полей, пример расчёта, ошибки при инвентаризации.
Акт списания материальных запасов: образец и учёт в Excel
Как оформить акт списания материальных запасов, кто входит в комиссию и как вести остатки в Excel. Образец структуры акта, ошибки и чек-лист для бюджетной организации.
Автоматизация учёта транспорта: путевые листы, пробег и расход топлива
Как посчитать расход топлива по норме и вести путевые листы так, чтобы к отчёту не нужно было ничего пересчитывать.