Расчёт больничного листа в 2026 году: пример и Excel-калькулятор

Сотрудник принёс листок нетрудоспособности, и бухгалтеру или кадровику нужно за день-два определить сумму пособия. Правила на первый взгляд простые, но на практике нужно учесть заработок за два прошлых года, страховой стаж, минимальный размер, предельную базу и то, какую часть платит работодатель, а какую — фонд. Разберём общие принципы расчёта и покажем, как собрать калькулятор больничного в Excel.

Расчёт больничного в Excel: общая схема

Пособие по временной нетрудоспособности в общем виде определяется по цепочке:

заработок за расчётный период — по общему правилу два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности;
среднедневной заработок — заработок за период, делённый на число дней в нём;
процент оплаты — зависит от страхового стажа;
количество дней нетрудоспособности — по листку;
итоговое пособие — среднедневной заработок, умноженный на процент и на число дней, с учётом ограничений.

Оговорка: размер МРОТ, предельная база для начисления взносов, правила учёта стажа, особые случаи и порядок выплаты меняются. Эти значения вы всегда берёте из действующих на дату расчёта источников. Числа в примерах ниже вымышлены, а в вашей таблице должны стоять актуальные.

Шаг 1. Определяем расчётный период и заработок

Для расчёта берутся два предыдущих календарных года. Если больничный относится к 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы. В заработок включаются выплаты, с которых начислялись страховые взносы, но не больше предельной величины за каждый год. Предельные величины публикуются ежегодно, поэтому проверьте актуальные значения.

Сотрудник мог получить заработок не у одного работодателя. В этом случае используются справки с прежних мест работы, если такой порядок действует у вас в этом случае. Периоды, когда работник был в отпуске по уходу за ребёнком или на больничном, могут быть заменены более ранними годами по заявлению работника: правила уточняйте по действующим нормам.

Шаг 2. Считаем средний дневной заработок

Общая формула:

Средний дневной заработок = заработок за два года ÷ 730

При замене лет учитывается число дней в выбранных годах. Для примера: заработок за 2024 и 2025 годы — 1 460 000 рублей (с учётом ограничения предельной базой, если она применима).

1. Делим: 1 460 000 ÷ 730 = 2 000 рублей в день.

Это вымышленное число, и оно выбрано так, чтобы делилось без остатка.

Шаг 3. Применяем процент по страховому стажу

Размер пособия зависит от страхового стажа. По общему правилу чем больше стаж, тем выше доля среднего заработка:

стаж до определённого порога — меньший процент (обычно 60);
средний стаж — 80 процентов;
стаж свыше установленного порога — 100 процентов.

Точные границы по стажу проверьте в действующих нормах. Также существуют особые категории работников, для которых порядок отличается. Стаж подтверждается записями в трудовой книжке или сведениями, поступающими из информационных систем: такие сведения используйте как основание для проставления процента.

Пример. Стаж даёт право на 80 процентов. Дневное пособие: 2 000 × 0,8 = 1 600 рублей.

Шаг 4. Сверяем с минимальным размером и предельным значением

Расчёт нужно проверить двумя ограничениями:

минимум — пособие рассчитывается не ниже, чем из величины МРОТ, действующей на дату наступления нетрудоспособности. Если по заработку получилось меньше, используется минимальное значение;
максимум — суммы, превышающие предельную базу, в расчёт заработка не включаются.

Для проверки нужно знать актуальный МРОТ, а в таблице он должен быть вынесен в отдельную ячейку, чтобы менять значение в одном месте. Если сотрудник проработал менее полугода, пособие обычно считается исходя из МРОТ, но уточняйте порядок для вашей ситуации.

Шаг 5. Умножаем на число дней и делим между работодателем и фондом

Пусть листок нетрудоспособности выдан на 7 календарных дней. Итоговая сумма: 1 600 × 7 = 11 200 рублей до удержания налога.

Дальше — вопрос, кто платит. Исторически первые дни оплачивал работодатель, а остальные — соответствующий социальный фонд. Сейчас порядок выплаты связан с Социальным фондом России и зависит от того, как у вас организована работа с фондом. В таблице удобно иметь два столбца: «за счёт работодателя» и «за счёт фонда». Для нашего примера условно: первые 3 дня — 4 800 рублей за счёт работодателя, остальные 4 дня — 6 400 рублей за счёт фонда. Проверьте актуальный порядок: он может быть иным.

С пособия удерживается налог на доходы физических лиц по действующей ставке, и в таблице для этого нужна ячейка со ставкой.

Как собрать калькулятор больничного в Excel

1. Лист «Параметры». Актуальные значения: МРОТ, предельная база за каждый год, ставка налога, число дней за счёт работодателя. Все значения вводятся один раз.
2. Лист «Сотрудники». ФИО, табельный номер, дата приёма, страховой стаж в годах и месяцах.
3. Лист «Заработок». Заработок по месяцам или годам с контролем предельной базы: формула МИН(заработок; база).
4. Лист «Расчёт». Дата начала и конца больничного, число дней, среднедневной заработок, процент, минимум по МРОТ, итоговая сумма.
5. Разделение по плательщикам. Формулы делят сумму на часть работодателя и часть фонда.
6. Журнал больничных. Номер листка, даты, сумма, дата выплаты. Защита от дублей — проверка номера листка.
7. Печать. Расчётный лист для приложения к документам.

Как это выглядит в госорганах, школах и больницах

В бюджетных организациях больничные считают массово, и особенности такие:

единая методика — расчёты должны быть одинаковыми для всех сотрудников, и таблица помогает это обеспечить;
сезонные пики — осенью и зимой больничных много, и ручной расчёт замедляет выплаты;
много совместителей — приходится учитывать разные места работы и сведения о доходах;
проверки — как правило, интересуются правильностью стажа, предельной базы и сроками выплат.

Единая таблица с журналом защищает от дублей и опечаток и позволяет быстро ответить на вопрос «откуда сумма».

Типичные ошибки

Неверный расчётный период. Взяли последние 12 месяцев вместо двух календарных лет.
Не применена предельная база. Заработок учтён целиком, хотя за год он превысил предельную величину.
Неправильный процент по стажу. Стаж посчитан по памяти, а не по документам.
Не проверен минимум. Пособие оказалось ниже допустимого минимума.
Дубли. Один и тот же листок посчитан дважды.
Устаревшие значения. МРОТ и предельная база остались с прошлого года.
Сроки. Выплата задержана, потому что расчёт делали «по остаточному принципу».

Чек-лист перед выплатой

Листок нетрудоспособности проверен: даты, номер, период.
Расчётный период определён верно, при необходимости заменён по заявлению.
Заработок ограничен предельной базой за каждый год.
Процент по стажу подтверждён документами.
Минимальный размер проверен по актуальному МРОТ.
Сумма разделена между работодателем и фондом по действующему порядку.
Расчёт внесён в журнал, документ подписан.

Где взять готовую таблицу

Если нужен готовый калькулятор, посмотрите Расчёт больничного в Excel. Это платная таблица, 290 ₽. Внутри заработок за два года, определение стажа и процентов 60, 80 и 100, минимум по МРОТ, разделение на работодателя и СФР, налог и журнал. Актуальные значения МРОТ и предельной базы вы вносите сами по официальным источникам.

Рядом пригодятся расчёт отпускных в Excel и табель Т-13, где отражаются дни болезни. Решения для бюджетных организаций собраны на странице для госструктур.

Нужно что-то ещё или доработать таблицу под ваш порядок — закажите проект.