Журнал регистрации приказов по личному составу и основной деятельности
Типичная ситуация: в организации появляется приказ о приёме на работу и рядом приказ об утверждении положения, и кто-то регистрирует их в одном общем списке. Через год при проверке или при выдаче копии приказа о приёме выясняется, что найти его можно только по памяти. Поэтому разберём, чем отличаются журнал регистрации приказов по личному составу и журнал по основной деятельности и зачем их держать отдельно.
В чём разница по смыслу
Приказы по основной деятельности — это документы, которые регулируют работу организации: утверждение положений, графиков, распределение обязанностей, организация проверок, назначение ответственных за направления, установление режима работы. Они затрагивают всех сотрудников или определённые процессы.
Приказы по личному составу — это документы о конкретных работниках: приём на работу, перевод, увольнение, предоставление отпуска, поощрение, взыскание, командировка. Каждый из них касается конкретного человека и порождает кадровые последствия.
Кроме двух основных потоков, на практике выделяют ещё отдельные группы. Например, приказы об отпусках и командировках иногда ведут в отдельных журналах, потому что их много. Какое деление принять — решает организация, закрепляя его локальным актом.
Почему их лучше разделять
- Разные читатели. Приказы по личному составу содержат персональные данные и должны быть доступны узкому кругу. Приказы по основной деятельности обычно можно показывать шире.
- Разный порядок хранения. Приказы по личному составу собираются в отдельные дела, и у них обычно другие сроки хранения.
- Разные поисковые запросы. По личному составу ищут по фамилии, по основной деятельности — по теме.
- Нумерация. Часто нумеруют по отдельным сериям, чтобы кадровые приказы не «съедали» нумерацию общих.
Как отличаются колонки
Журнал по основной деятельности:
- Номер и дата приказа.
- Заголовок.
- Исполнитель.
- Срок исполнения (если есть).
- Отметка об ознакомлении.
- Место хранения (дело).
Журнал по личному составу:
- Номер и дата приказа (со своим индексом или серией).
- Фамилия, имя, отчество работника, его должность или подразделение.
- Вид приказа: приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка.
- Дата ознакомления работника и подпись, если это предусмотрено.
- Место хранения.
Если приказ касается нескольких работников (например, о поощрении группы), ведите отдельную строку на каждого или одну общую строку с пометкой «см. приказ», но заранее выберите единый подход.
Что с нумерацией
Правила нумерации определяет инструкция по делопроизводству, но типовая схема такая:
- Шаг 1. Утвердите, какие журналы ведутся: например, два основных или несколько отдельных.
- Шаг 2. Для каждого журнала задайте свой сквозной номер в пределах года.
- Шаг 3. Чтобы различать серии, используйте буквенный индекс в номере, например «к» для приказов по кадрам, «лс» для личного состава, «ОД» для основной деятельности. Конкретное обозначение закрепите у себя.
- Шаг 4. Фиксируйте в инструкции, что номер присваивается в день подписания, в хронологическом порядке.
- Шаг 5. Распределите, кто имеет право регистрировать в каждом журнале.
Сроки хранения: что можно сказать осторожно
Вопрос о сроке хранения журналов регистрации приказов задают часто, но универсального числа в одной фразе не дать. Сроки хранения документов и журналов определяются нормативными перечнями и зависят от вида документа и даты его создания. По общему правилу, документы по личному составу хранятся значительно дольше, чем документы по основной деятельности, а журналы регистрации, как правило, хранятся в течение срока хранения самих документов, которые в них регистрируются. В части кадровых документов есть переходные нормы, поэтому приказы и журналы, созданные в разные годы, могут иметь разные сроки.
Что делать на практике:
- Найдите актуальный перечень типовых управленческих архивных документов и сверьтесь с ним, посмотрев строки про приказы и журналы их регистрации.
- Проверьте, нет ли отраслевых перечней для вашей сферы: у некоторых организаций сроки иные.
- Закрепите сроки в номенклатуре дел организации.
- Если сомневаетесь, консультируйтесь с архивом или с ответственным за делопроизводство, а до уточнения хранить дольше, чем меньше.
Это практическая оговорка, а не юридическая позиция: конкретные цифры берите только из действующей редакции перечня.
Мини-пример
Условные записи в двух журналах:
- Журнал по основной деятельности, номер 8, дата 11.01.2027: «Об организации работы в праздничные дни». Исполнитель: кадры. Дело: 01-05.
- Журнал по личному составу, номер 3-к, дата 11.01.2027: «О предоставлении отпуска Петрову А. В.». Дело: 02-04.
- Журнал по личному составу, номер 4-к, дата 12.01.2027: «О приёме на работу Сидоровой Е. Н.». Дело: 02-04.
Обратите внимание на разные индексы и разные дела.
Как организовать доступ и ознакомление
Разделение журналов особенно важно для работы с персональными данными.
- Журнал по личному составу доступен только кадровику и тем, кому это положено по должности. Храните файл в папке с ограниченным доступом.
- Журнал по основной деятельности может быть доступен шире, например руководителям подразделений.
- Лист ознакомления по общему приказу содержит много подписей, а по личному составу — одну: работника, которого касается приказ. Не смешивайте их.
- Если приказ требует ознакомления под подпись, отмечайте дату ознакомления в журнале, чтобы потом не искать подписанный лист.
Эту схему можно реализовать в таблице журнала приказов: листов ознакомления там предусмотрено столько, сколько вам нужно, а нумерацию можно вести отдельно для каждой серии.
Частые ошибки
- Один общий журнал на все приказы: потом не отделить кадровые.
- Нет индексов: кадровые приказы «вклиниваются» в общую нумерацию.
- Приказы по личному составу выдают для ознакомления в общем файле: персональные данные видят все.
- Не вносят отмену и изменение приказа.
- Журналы списывают при проверке, а не ведут по ходу: даты регистрации расходятся с датами документов.
- Не сверились с актуальным перечнем сроков хранения и хранят всё «навсегда» либо уничтожают раньше срока.
Что взять за основу
В проекте Журнал регистрации приказов в Excel можно вести отдельные журналы для разных потоков: автонумерация присваивает номер сама, а лист ознакомления фиксирует, кто и когда прочитал приказ. Проект бесплатный; структуру и серии номеров можно привести к вашей инструкции по делопроизводству.
Если вам нужно держать данные о работниках в порядке, загляните в реестр сотрудников с карточкой Т-2, а общий каталог кадровых таблиц — в разделе кадров.