Главная / Документооборот и контроль сроков

Реестр платежей и заявки на оплату с макросами в Excel: согласование и реестр в PDF кнопкой

Реестр с кнопками: добавить заявку, согласовать, отклонить, отметить оплату, заявка на оплату в PDF, реестр к оплате на дату, список просроченных.

Для чего

Обычный реестр платежей плюс кнопки: заявка записывается ответами на вопросы и получает номер, согласование, отказ и оплата меняют статус по номеру заявки, заявка на оплату с местами для подписей сохраняется в PDF, а реестр согласованных платежей на нужную дату собирается одним нажатием и уходит в банк или бухгалтерию.

Что умеют кнопки

• Добавить заявку — Спросит получателя, основание, статью, сумму, срок и приоритет — запишет заявку со статусом «На согласовании» и присвоит номер.
• Согласовать заявку — Спросит номер заявки и согласующего — переведёт в «Согласована», заявка попадёт в платёжный календарь.
• Отклонить заявку — Спросит номер заявки и пометит её «Отклонена» — она исчезнет из календаря и лимитов.
• Отметить оплату — Спросит номер, дату оплаты и номер платёжки — поставит статус «Оплачена», светофор покажет, вовремя ли.
• Заявка в PDF — Спросит номер и сохранит заявку на оплату с местами для подписей в PDF.
• Реестр к оплате в PDF — Спросит дату и соберёт все согласованные заявки со сроком до этой даты с итогом — для передачи в банк или бухгалтерию.
• Что просрочено — Покажет в новой книге все неоплаченные заявки с прошедшим сроком и сумму долга.
• Резервная копия — Сохраняет копию этой книги рядом с ней с датой и временем в названии.

Что внутри

• Книга-шаблон и заполненный образец в формате .xlsm (книга с макросами).
• Все листы и формулы обычной версии — Реестр платежей и заявки на оплату с согласованием: скачать шаблон; макросы добавлены поверх, ничего не потеряно.
• Лист «Кнопки»: все кнопки с пояснениями и подсказка, что делать, если Excel блокирует макросы.
• PDF-инструкция «Как включить макросы» — одна страница с шагами.

Кому подойдёт

Бухгалтеру и финансовому менеджеру, руководителю небольшой компании, офис-менеджеру и всем, кто собирает заявки на оплату и согласует платежи.

Как включить макросы

1. Распакуйте архив и откройте файл .xlsm.

2. Нажмите «Включить содержимое» в жёлтой полосе вверху окна Excel.

3. Если полоса красная или кнопки не нажимаются — один раз разблокируйте файл: правая кнопка на файле → «Свойства» → «Разблокировать» → OK.

Подробности — в PDF из архива и в статье «Как включить макросы в Excel».

Совместимость и безопасность

Кнопки работают в классическом Excel для Windows (2010 и новее). В LibreOffice, Google Таблицах и онлайн-Excel макросы не запускаются, но сама таблица с формулами работает. Макросы работают только с этой книгой и файлами, которые вы выберете, и ничего не отправляют в интернет; код открыт (Alt+F11). Все обновления проекта бесплатны.

Обычная версия

Макросы запрещены политикой организации или не нужны? Есть обычная версия без макросов — те же таблицы и формулы, но дешевле.

Частые вопросы

Что такое макросы и безопасно ли их включать?

Макросы — это небольшие программы внутри файла Excel, они выполняют рутину по кнопке. Здесь они работают только с самой книгой и с файлами, которые вы выберете сами, и ничего не отправляют в интернет. Код открыт: нажмите Alt+F11 и посмотрите модули.

Кнопки не нажимаются или Excel пишет «Блокировка макросов». Что делать?

Windows блокирует макросы в файлах из интернета. Закройте файл, нажмите на него правой кнопкой → «Свойства» → поставьте галочку «Разблокировать» → OK, откройте снова и нажмите «Включить содержимое». Подробная инструкция в PDF в архиве и в статье «Как включить макросы в Excel».

Работает ли файл в LibreOffice, Google Таблицах или онлайн-Excel?

Сама таблица с формулами работает, а кнопки с макросами — только в классическом Excel для Windows (2010 и новее). На Mac часть функций, например сохранение PDF и создание папок, может потребовать разрешений.

Как макрос находит заявку?

По номеру из колонки «№» на листе «Заявки». Номер присваивается строке автоматически по порядку.

Можно ли менять статусы и согласующих?

Да, статусы и список согласующих настраиваются на листе «Справочники»; макрос по умолчанию использует статусы «На согласовании», «Согласована», «Оплачена», «Отклонена».

Чем эта версия отличается от обычной?

Это те же таблицы и формулы плюс лист «Кнопки» с макросами. Обычная версия без макросов дешевле и подходит, если рутину вы готовы делать вручную или макросы запрещены вашей ИТ-политикой.

890 ₽ · версия 1.0

С этим проектом берут