Макросы в Excel для кадровика и секретаря: что можно автоматизировать кнопкой

Формулы в Excel считают и подсвечивают, но не умеют действовать: создать документ, сохранить PDF, добавить строку, собрать данные из другого файла. Для этого есть макросы — маленькие программы, которые запускаются кнопкой. Ниже — задачи, которые в офисной работе удобнее всего отдать макросам, и готовые таблицы, где это уже сделано.

Кадры

Карточка Т-2 в PDF — выбрали сотрудника, нажали кнопку, получили файл. Или сразу карточки всех работающих в отдельную папку. Кадровый реестр Т-2 с макросами.
Приказы о приёме и увольнении подставляют данные сотрудника, остаётся распечатать и подписать — в том же реестре.
Уведомления об отпуске всем работникам по графику, по одному на странице, плюс проверка графика на пересечения и перегруз подразделения — график отпусков Т-7 с макросами.
Табель: отпуск или больничный проставляются на весь период одним вопросом, следующий месяц открывается одной кнопкой — табель Т-13 с макросами.
Воинский учёт: список для сверки, кого пора снять с учёта, заготовка уведомления в военкомат — воинский учёт с макросами.

Документооборот и контроль

Регистрация входящих и исходящих с автоматическим номером и контрольным сроком, напоминания исполнителям по просроченным — журнал документов с макросами.
Контроль поручений: доклад руководителю по ответственным за пару секунд — контроль поручений с макросами.
Журнал обращений: продление в допустимых пределах, шаблон ответа заявителю — журнал обращений с макросами.

Расчёты и данные

Расчётные записки по отпускным в PDF по каждому отпуску сразу и ведомость выплат за месяц — расчёт отпускных с макросами.
Сверка двух списков: загрузка из файлов Excel и CSV, результаты в отдельную книгу — сверка списков с макросами.
Сборка отчётов из десятков файлов в одну таблицу с журналом и итогами — сборщик файлов из папки.

Нужен ли макрос именно вам

Макрос окупается, если одно и то же действие вы повторяете десятки раз в месяц: те же поля, те же документы, те же отчёты. Если задача разовая или правила постоянно меняются, хватит обычной таблицы с формулами — у каждого проекта выше есть и версия без макросов.

Перед использованием посмотрите статью «Как включить макросы в Excel»: без этого шага кнопки не заработают. Все таблицы с макросами собраны в каталоге по фильтру «С макросами».

Макросы под вашу задачу

Нужно автоматизировать свою рутину — документы по шаблону, выгрузки, сверки, отчёты? Опишите задачу: предложу решение, сроки и стоимость. Примеры моих проектов — на странице «Мои работы».