Главная / Кадры и трудовые отношения

Учёт договоров ГПХ и актов с макросами в Excel: акт в PDF и контроль оплат кнопкой

Реестр ГПХ с кнопками: добавить договор и акт, отметить оплату, акт сдачи-приёмки в PDF, список «Чего не хватает».

Для чего

Обычный реестр договоров ГПХ плюс кнопки: договор и акт записываются ответами на вопросы (номера присваиваются сами, остаток по договору проверяется), оплата отмечается с вопросом про чек самозанятого, акт сохраняется в PDF, а список недостающих оплат и чеков собирается одним нажатием.

Что умеют кнопки

• Добавить договор — Предложит номер, спросит подрядчика, предмет, сроки и сумму, добавит договор в реестр.
• Добавить акт — Выберите договор — акт получит номер сам, сумма по умолчанию равна остатку договора.
• Отметить оплату — Запишет дату оплаты акта и спросит про чек самозанятого.
• Акт в PDF — Сохранит в PDF акт сдачи-приёмки с суммой, НДФЛ и подписями.
• Чего не хватает — Соберёт в новой книге неоплаченные акты и недостающие чеки.
• Резервная копия — Сохраняет копию этой книги рядом с ней с датой и временем в названии.

Что внутри

• Книга-шаблон и заполненный образец в формате .xlsm (книга с макросами).
• Все листы и формулы обычной версии — Учёт договоров ГПХ и актов; макросы добавлены поверх, ничего не потеряно.
• Лист «Кнопки»: все кнопки с пояснениями и подсказка, что делать, если Excel блокирует макросы.
• PDF-инструкция «Как включить макросы» — одна страница с шагами.

Кому подойдёт

Кадровикам, бухгалтерам и руководителям, которые оформляют исполнителей по договорам ГПХ — самозанятых, ИП и физлиц.

Как включить макросы

1. Распакуйте архив и откройте файл .xlsm.

2. Нажмите «Включить содержимое» в жёлтой полосе вверху окна Excel.

3. Если полоса красная или кнопки не нажимаются — один раз разблокируйте файл: правая кнопка на файле → «Свойства» → «Разблокировать» → OK.

Подробности — в PDF из архива и в статье «Как включить макросы в Excel».

Совместимость и безопасность

Кнопки работают в классическом Excel для Windows (2010 и новее). В LibreOffice, Google Таблицах и онлайн-Excel макросы не запускаются, но сама таблица с формулами работает. Макросы работают только с этой книгой и файлами, которые вы выберете, и ничего не отправляют в интернет; код открыт (Alt+F11). Все обновления проекта бесплатны.

Обычная версия

Макросы запрещены политикой организации или не нужны? Есть обычная версия без макросов — те же таблицы и формулы, но дешевле.

Частые вопросы

Что такое макросы и безопасно ли их включать?

Макросы — это небольшие программы внутри файла Excel, они выполняют рутину по кнопке. Здесь они работают только с самой книгой и с файлами, которые вы выберете сами, и ничего не отправляют в интернет. Код открыт: нажмите Alt+F11 и посмотрите модули.

Кнопки не нажимаются или Excel пишет «Блокировка макросов». Что делать?

Windows блокирует макросы в файлах из интернета. Закройте файл, нажмите на него правой кнопкой → «Свойства» → поставьте галочку «Разблокировать» → OK, откройте снова и нажмите «Включить содержимое». Подробная инструкция в PDF в архиве и в статье «Как включить макросы в Excel».

Работает ли файл в LibreOffice, Google Таблицах или онлайн-Excel?

Сама таблица с формулами работает, а кнопки с макросами — только в классическом Excel для Windows (2010 и новее). На Mac часть функций, например сохранение PDF и создание папок, может потребовать разрешений.

Что проверяет кнопка «Добавить акт»?

Показывает остаток по договору, подставляет его как сумму по умолчанию и предупреждает, если сумма актов превысила сумму договора.

Акт в PDF — готовый документ?

Это заготовка с данными договора, суммой и НДФЛ (для физлиц). Формулировки приведите к форме, принятой в вашей организации.

Чем эта версия отличается от обычной?

Это те же таблицы и формулы плюс лист «Кнопки» с макросами. Обычная версия без макросов дешевле и подходит, если рутину вы готовы делать вручную или макросы запрещены вашей ИТ-политикой.

790 ₽ · версия 1.0

С этим проектом берут