Главная / Режим и охрана труда
Журналы КПП в Excel: учёт посетителей, выдачи ключей и пропусков
Журнал учёта посетителей, выдачи ключей и реестр пропусков в Excel: статус «в здании», подсветка невозвращённых ключей и истекающих пропусков, печать журнала.
Для чего
Ведите журналы поста охраны в одном файле: кто пришёл и ушёл, у кого сейчас ключи от кабинетов, какие пропуска действуют и когда истекают. Excel сам считает длительность визита, показывает, кто сейчас в здании, подсвечивает не вернувшиеся ключи, превышение времени и пропуска с подходящим сроком.
Что внутри
- «Инструкция»: как работать за 5 минут, значение цветов, оговорки и предупреждение о персональных данных.
- «Параметры»: организация, пост, допустимое время нахождения посетителя, конец рабочего дня, время ключа на руках, срок предупреждения об окончании пропуска; справочники помещений, подразделений, дежурных, видов пропусков, документов и целей.
- «Посетители»: до 1000 записей — дата, время входа, ФИО, документ, к кому и в какое подразделение, цель, пропуск №, время выхода; автоматически длительность, статус «в здании / вышел» и проверки.
- «Ключи»: до 600 записей выдачи и возврата ключей, статус «на руках / возвращён», подсветка невозвращённых и повторно выданных, число ключей на руках сейчас.
- «Пропуска»: реестр до 300 пропусков (разовые, временные, постоянные) со сроком действия, статусом и предупреждением об окончании за N дней.
- «Сводка»: посетители по дням и неделям, самые частые подразделения, ключи на руках, пропуска с истекающим сроком, диаграмма.
- «Печать журнала»: журнал посетителей за выбранную дату в виде для печати с графами для подписей дежурного.
Для государственных структур
В органе власти, школе, больнице или администрации дежурный видит, кто сейчас находится в здании, а начальник охраны или режимного отдела получает готовую сводку по посетителям и ключам и список пропусков, которые пора продлить или забрать. Печатная форма за выбранный день подходит для передачи смены и проверок.
Кому подойдёт
Дежурным и начальникам охраны, специалистам режимных подразделений, завхозам и администраторам зданий, руководителям школ, больниц, администраций и бюджетных учреждений, которые ведут журнал посетителей, журнал выдачи ключей и учёт пропусков.
Скачать журнал учёта посетителей в Excel
Здесь можно скачать образец журнала учёта посетителей, журнала выдачи ключей и реестра пропусков в эксель: готовые бланки с формулами, подсветкой и печатной формой. В комплекте пустой шаблон и заполненный образец с вымышленными данными. Журнал учёта посетителей, журнал выдачи ключей и журнал учёта пропусков собраны в одном файле — достаточно заполнить справочники и начать вести записи.
Совместимость
Excel 2007 и новее, LibreOffice. Без макросов и внешних связей. Допустимое время, конец рабочего дня, срок ключа на руках и срок предупреждения в образце — значения по умолчанию: сверьте их с действующими актами и вашим положением о пропускном режиме. Это рабочая форма журнала по его структуре, не официальный бланк. Файл содержит персональные данные посетителей: храните и обрабатывайте его по правилам вашей организации.
Частые вопросы
Как узнать, кто сейчас в здании?
Лист «Посетители» помечает строки без времени выхода за текущий день статусом «В здании», а вверху листа и на «Сводке» показано их число. Не вышедшие в прошлые дни выделяются красным.
Можно ли задать допустимое время нахождения посетителя?
Да, на листе «Параметры» (по умолчанию 120 минут). Если посетитель находится дольше, строка станет жёлтой с пометкой о превышении. Значение сверьте с вашим положением о пропускном режиме.
Как отслеживаются невозвращённые ключи?
Ключ без времени возврата получает статус «На руках»; если он не возвращён до конца рабочего дня или находится на руках дольше заданного числа часов, строка подсвечивается. Повторная выдача ключа от того же кабинета без возврата тоже помечается.
Как работает предупреждение об окончании пропуска?
Для каждого пропуска задаётся «Действует до»; за N дней (по умолчанию 14) статус меняется на «Истекает через…», после срока — «Срок истёк», пока не указана дата возврата. Список таких пропусков есть на «Сводке».
Это официальный бланк журнала?
Нет, это рабочая форма по структуре журнала; организация вправе использовать свою форму. Файл содержит персональные данные — храните его по правилам вашей организации.
290 ₽ · версия 1.0