Журнал выдачи ключей: образец и контроль невозвращённых ключей

Вечером охранник обнаруживает, что от трёх кабинетов ключи не сданы, а кто их брал, понять нельзя: в журнале нет подписей, а в графе «время возврата» пусто уже неделю. Знакомая картина для администрации, школы, больницы и любого учреждения с вахтой. Журнал выдачи ключей нужен не для формальности: от него зависят сохранность имущества и документов и порядок на объекте.

Оговорка: порядок выдачи ключей, режим помещений и требования к журналам определяются вашими локальными актами и режимом охраны объекта. Для помещений с особым режимом (хранилища, архивы, серверные, режимные кабинеты) могут действовать отдельные правила. Ниже общая практика, которую нужно сверить с вашими документами.

Зачем вести журнал выдачи ключей

Журнал отвечает на четыре вопроса: кто взял ключ, когда, от какого помещения и когда вернул. Из этого следуют практические вещи:

при пропаже имущества можно понять, кто имел доступ в помещение в нужный период;
видно, какие ключи постоянно уходят на руки и не возвращаются;
охрана знает, какие помещения закрыты и в каких находятся люди после окончания рабочего дня;
при увольнении сотрудника можно проверить, не остались ли у него ключи.

Какие графы должны быть в образце журнала

Образец граф, подходящий для большинства организаций:

порядковый номер записи;
дата;
номер или название помещения, от которого выдан ключ;
номер ключа или брелока (если ключи пронумерованы);
ФИО и должность получившего;
время выдачи;
подпись получившего;
время возврата;
подпись принявшего ключ (вахтёр, охранник, дежурный);
примечание (утеря, дубликат, замена замка).

Отдельно ведётся список лиц, которым разрешено получать ключи от каждого помещения. Это основа порядка: без списка допущенных журнал фиксирует выдачу всем подряд.

Как организовать выдачу ключей: пошаговый порядок

Шаг 1. Составьте перечень помещений и пронумеруйте ключи. Каждый ключ должен иметь номер и место на ключнице.

Шаг 2. Определите для каждого помещения список лиц, имеющих право получать ключ. Утвердите его приказом или распоряжением.

Шаг 3. Назначьте ответственного за выдачу и приём ключей, а также заместителя на время его отсутствия.

Шаг 4. При выдаче проверьте право получателя по списку, внесите запись и получите подпись.

Шаг 5. При возврате проставьте время и подпись принявшего. Не принимайте ключ без записи, даже если человек торопится.

Шаг 6. По окончании рабочего дня дежурный сверяет ключницу с журналом и фиксирует ключи, не сданные на вахту.

Шаг 7. Раз в неделю или месяц ответственный проверяет журнал на пробелы и невозвращённые ключи и докладывает руководителю.

Как контролировать невозвращённые ключи

Невозвращённый ключ это запись, у которой есть время выдачи, а времени возврата нет. В Excel такие строки легко найти фильтром по пустой ячейке или подсветить условным форматированием. Если журнал ведётся в таблице, добавьте два расчётных столбца:

«Держит, часов»: разница между текущим временем и временем выдачи, если ключ не возвращён;
«Статус»: «в пределах дня», «не сдан вечером», «просрочен», в зависимости от принятых вами правил.

Пример (вымышленные данные)

За месяц сделано 210 записей выдачи. Не возвращены по итогам смены 17 ключей, из них 15 сданы на следующее утро, два числятся за сотрудниками несколько дней.

Доля возвращённых в тот же день: (210 − 17) / 210, примерно 92 %.
Два «зависших» ключа требуют отдельной проверки: у кого они, зачем и нужен ли дубликат.

Такой подсчёт сразу показывает, где нарушается порядок, и позволяет говорить с конкретными людьми, а не с «коллективом вообще».

Дубликаты, утери и смена замков

Утерянный ключ это событие, которое нужно оформить документально: служебная записка, решение руководителя, при необходимости замена замка и приказ об изменении перечня ключей. В журнале делается отметка со ссылкой на документ. Дубликаты не стоит изготавливать без записи: каждый новый ключ получает номер и вносится в перечень. В помещениях с повышенной защитой замену замка после утери решают с учётом правил объекта, и это вопрос руководителя и службы безопасности, а не кадровика или вахтёра.

Особенности для госструктур, школ и больниц

В государственном органе ключи от кабинетов руководства и помещений с документами ограниченного доступа выдаются по особому списку, а вскрытие и сдача под охрану могут оформляться отдельным журналом. В школе много помещений и сотрудников, и ключи часто берут технички и учителя в разное время, поэтому порядок на вахте важен особенно. В больнице помещения работают круглосуточно, и ключи от складов, процедурных и кабинетов должны быть доступны дежурным, при этом нужно знать, кто их взял. Для посетителей и пропусков удобно вести журнал рядом с ключами в одной книге, чтобы охрана не искала записи по тетрадям.

Типичные ошибки

Нет списка допущенных. Ключ получает любой, кто пришёл и назвался.
Подписи за других. Журнал заполняет вахтёр сам, не требуя подписи.
Ключи не пронумерованы. Невозможно проверить комплектность ключницы.
Нет вечерней сверки. Невозвращённые ключи обнаруживаются через несколько дней.
Ключи уходят «по цепочке». Один сотрудник отдаёт ключ другому, а в журнале остаётся первый.
Журнал не хранится. Старые страницы выбрасываются, и проверить события прошлого месяца невозможно. Срок хранения определите локальным актом.
Уволенный сотрудник сдаёт обходной лист без проверки ключей. Добавьте пункт о ключах в обходной лист.

Чек-лист ответственного

Перечень помещений и ключей актуален, ключи пронумерованы.
Список лиц, допущенных к получению, утверждён.
Журнал заполняется при каждой выдаче и возврате с подписями.
В конце дня проводится сверка ключницы и журнала.
Невозвращённые ключи видны и разбираются в течение недели.
Утери и дубликаты оформляются документами.
При увольнении и переводе проверяется возврат ключей.

Электронный журнал или бумажный

Бумажный журнал на вахте остаётся основным документом в большинстве учреждений: на нём подписи, он не зависит от компьютера. Электронная таблица дополняет его, а не заменяет, и приносит пользу в нескольких местах.

Быстрый поиск: кто брал ключ от конкретного кабинета в нужную дату.
Автоматическая подсветка не сданных вовремя ключей.
Сводка по сотрудникам и помещениям для руководителя хозяйственной службы.
Печать чистых листов с готовыми графами, чтобы не расчерчивать их вручную.

Если вы ведёте обе версии, определите, какая из них главная при расхождениях. Обычно это подписанная бумага, а таблица служит рабочим инструментом контроля. Договоритесь, кто и когда переносит записи в электронный вид: раз в смену или раз в день. Самое неудачное решение, когда запись переносится раз в месяц и ошибки обнаруживаются слишком поздно.

Где взять готовую таблицу

Если вам нужен удобный электронный журнал, посмотрите Журналы КПП: посетители, ключи, пропуска. Таблица платная, стоит 290 ₽. Внутри: журнал посетителей, журнал выдачи ключей, учёт пропусков, подсветка не возвращённых ключей и печатные формы. Графы можно подстроить под ваш порядок.

Для кадровой связки полезен Кадровый реестр Т-2 за 590 ₽, а для учёта имущества Учёт материальных ценностей и акты списания за 490 ₽. Страница для госструктур собирает таблицы для органов, школ и больниц.

Если нужно что-то ещё или доработать журнал под ваш режим объекта, закажите проект.

Таблица из статьи

Режим и охрана труда

Журналы КПП в Excel: учёт посетителей, выдачи ключей и пропусков

Журнал учёта посетителей, выдачи ключей и реестр пропусков в Excel: статус «в здании», подсветка невозвращённых ключей и истекающих пропусков, печать журнала.

290 ₽

Все проекты раздела: Режим и охрана труда

Частые запросы по теме: Учёт посетителей, ключей и пропусков в Excel · Журнал учёта документов ДСП и машинных носителей в Excel