Автоматизация пропускного режима: журналы КПП, ключей и пропусков
На КПП и в дежурной части журналы ведут по старинке: посетитель, время входа, время выхода, ключи, пропуска. Найти запись за прошлый месяц в бумажном журнале — настоящее приключение. Электронная таблица позволяет сохранить привычную форму и добавить поиск.
Что автоматизируется
- Журнал посетителей. Дата, ФИО, к кому, цель, время прихода и ухода.
- Журнал ключей. Кто взял, когда, вернул ли.
- Журнал пропусков. Выдача и возврат, срок действия.
- Поиск и фильтры. Любая запись находится за секунды.
- Отчёт за период. Количество посетителей, невозвращённые ключи.
Пример
В организации ежедневно около 50 посетителей. При внутренней проверке потребовалось найти всех, кто приходил к конкретному сотруднику за квартал. В бумажном журнале на это ушёл бы день, в таблице — фильтр по столбцу и минута.
Советы
- Дежурный вносит запись сразу, а не «вечером по памяти».
- Невозвращённые ключи проверяйте в конце смены.
- Не вносите лишних персональных данных и храните файл в защищённом месте.
Готовое решение
Журналы КПП в Excel: учёт посетителей, выдачи ключей и пропусков — три журнала в одном файле. Требования к хранению и защите персональных данных определяются вашими внутренними документами.
Нужно под вашу организацию?
Если готового решения мало — например, нужны другие формы, обмен данными между файлами или отдельный сайт для сотрудников, — опишите задачу: предложу решение, сроки и стоимость. Примеры моих проектов — на странице «Мои работы».
Таблица из статьи
Все проекты раздела: Режим и охрана труда
Частые запросы по теме: Учёт посетителей, ключей и пропусков в Excel · Журнал учёта документов ДСП и машинных носителей в Excel
Читайте также
Журнал выдачи ключей: образец и контроль невозвращённых ключей
Как вести журнал выдачи ключей в организации: графы, образец записи, контроль невозвращённых ключей, дубликаты и порядок для вахты и охраны. Образец и чек-лист.
Журнал учёта посетителей: образец и как вести в организации
Как вести журнал учёта посетителей на КПП или на входе: какие графы нужны, как фиксировать время, ключи и пропуска. Образец структуры, ошибки и готовая таблица в Excel.
Автоматизация охраны труда: журнал инструктажей и контроль сроков повторных
Как не пропускать повторные инструктажи и вести журналы без ручных подсчётов сроков.
Журнал вводного инструктажа: образец, заполнение и хранение
Как заполнять журнал вводного инструктажа по охране труда: графы, кто проводит, чем отличается от первичного на рабочем месте, где и как хранить. Образец граф и чек-лист.