Журнал вводного инструктажа: образец, заполнение и хранение

Новый сотрудник вышел на работу, и в первый же день кто-то должен провести с ним вводный инструктаж, а затем сделать запись. На практике запись часто появляется позже, а подпись ставится в чужой графе. При проверке трудовой инспекции или внутреннего аудита такой журнал вводного инструктажа вызывает самые неприятные вопросы. Разберём, как его вести аккуратно.

Оговорка: порядок обучения по охране труда, формы журналов и периодичность инструктажей определяются действующими нормативными правовыми актами и локальными документами организации. Требования обновляются, поэтому проверяйте актуальные правила и сроки у специалиста по охране труда. Ниже практическое описание, а не юридическая консультация.

Что такое вводный инструктаж и кому его проводят

Вводный инструктаж даёт общие сведения об организации, правилах поведения на территории, основных опасностях, действиях при пожаре, несчастном случае и эвакуации, порядке оказания первой помощи. Его обычно проводят при приёме на работу, до допуска к самостоятельной работе. Круг лиц определяется нормами и локальным положением. На практике его проходят все вновь принятые, а также лица, прибывшие в организацию в командировку или на практику, если так определено вашими документами.

В государственных органах и администрациях это чаще офисные риски: электробезопасность, пожарная безопасность, работа за компьютером, эвакуация. В школах и больницах добавляются специфические вопросы: работа с детьми, санитарные правила, биологические риски, обращение с оборудованием.

Чем вводный инструктаж отличается от других видов

Не путайте виды инструктажей, у каждого своя запись и свой журнал или графа:

Вводный. Проводится при приёме, общий для всей организации, обычно специалистом по охране труда или лицом, назначенным приказом.
Первичный на рабочем месте. Проводится до начала самостоятельной работы, индивидуально, непосредственным руководителем и привязан к конкретному рабочему месту.
Повторный. Проводится периодически, срок определяется локальным актом и нормами.
Внеплановый. По событиям: изменение правил, происшествие, перерыв в работе.
Целевой. Перед разовой работой, не относящейся к основной.

Часто для вводного инструктажа ведётся отдельный журнал, а остальные виды записываются в журнал инструктажей на рабочем месте. Хорошо, когда в таблице оба журнала связаны одним списком сотрудников.

Какие графы должны быть в журнале

Образец типичных граф (сверьте с актуальной формой, принятой в вашей организации):

порядковый номер;
дата проведения инструктажа;
фамилия, имя, отчество инструктируемого;
год рождения;
профессия или должность;
подразделение, в которое направляется работник;
наименование или номер инструкции или программы инструктажа;
фамилия и должность проводившего инструктаж;
подпись инструктируемого;
подпись проводившего инструктаж.

Подпись ставится собственноручно в день инструктажа. Если вы ведёте электронный журнал, он служит рабочим инструментом контроля, а подписанная бумажная версия остаётся оригиналом, если иное не предусмотрено вашими правилами. Уточняйте, разрешён ли в вашей организации электронный документооборот с такими подписями.

Как заполнять журнал: пошаговый порядок

Шаг 1. Кадровик сообщает специалисту по охране труда о приёме нового работника, лучше ещё до выхода: по приказу о приёме.

Шаг 2. В день выхода проводится инструктаж по утверждённой программе. Для каждого вида работ программа может отличаться, но состав вопросов должен быть закреплён документально.

Шаг 3. В журнале сразу заполняется строка: дата, ФИО, должность, подразделение, кто проводил.

Шаг 4. Работник и проводящий ставят подписи.

Шаг 5. Для работника в личном деле или в отдельной папке отмечается, что инструктаж пройден.

Шаг 6. Руководителю подразделения передаётся информация о необходимости первичного инструктажа на рабочем месте.

Шаг 7. Раз в месяц специалист сверяет журнал с приказами о приёме: нет ли принятых, не прошедших инструктаж.

Пример контроля: сверка с приказами о приёме

Вымышленная ситуация. За квартал принято 14 человек, а в журнале вводного инструктажа записей 12. Остаются два человека без отметки. Для контроля достаточно двух столбцов: список принятых по приказам и список из журнала. Тот, кто есть в первом списке и отсутствует во втором, подлежит инструктажу немедленно. В Excel это делается формулой поиска совпадений, а для разовой сверки подойдёт бесплатная таблица Сверка двух списков в Excel. Список принятых удобно брать из журнала приказов, он тоже бесплатный.

Где и сколько хранить журнал

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплён печатью, если это предусмотрено вашими правилами, а срок хранения после заполнения определяется нормативными документами и перечнями сроков хранения. Не называйте срок «по памяти»: уточните его в действующем перечне или у архивиста организации. Важно, чтобы журнал хранился в месте, доступном для проверки, и чтобы его нельзя было потерять с увольнением ответственного сотрудника: определите заместителя.

Если ведётся электронный журнал в Excel, сохраняйте копии по датам и распечатывайте итоговые страницы для подписей. Хранение копии на сетевом диске организации спасает от потери.

Типичные ошибки при ведении журнала

Запись задним числом. Инструктаж проведён позже даты, указанной в журнале. При проверке это легко обнаруживается по приказам и табелю.
Подпись за другого. Подпись проводящего или инструктируемого поставил третий человек. Это серьёзное нарушение.
Нет записи о программе. Не указано, по какой программе или инструкции проводился инструктаж.
Лицо, проводившее инструктаж, не назначено приказом. Пропущено основание полномочий.
Смешаны журналы. Вводный записан в журнал рабочего места, а первичный нигде не отражён.
Нет контроля сроков повторного инструктажа. Журнал пополняется, а сроки уходят.
Не охвачены временные работники и практиканты. Часто забывают именно про них.

Чек-лист ответственного за охрану труда

Все принятые по приказам прошли вводный инструктаж до начала работы.
Лицо, проводящее инструктаж, назначено приказом.
Программа вводного инструктажа утверждена и актуальна.
Журнал заполнен без пропусков и подчисток, подписи на месте.
Организован контроль повторных инструктажей и их сроков.
Назначен заместитель на время отпуска или болезни.
Срок хранения журнала проверен по действующему перечню.

Где взять готовую таблицу

Если вы хотите вести журналы не от руки в разных тетрадях, посмотрите Журнал инструктажей по охране труда. Таблица платная, стоит 390 ₽. Она помогает вести записи по видам инструктажей, видеть сроки повторных и печатать листы журнала. Графы можно подстроить под принятую в вашей организации форму.

Для кадровой связки полезны Кадровый реестр Т-2 за 590 ₽ и Журналы КПП: посетители, ключи, пропуска за 290 ₽, если вам нужно учитывать и посторонних на территории. Решения для школ, больниц и государственных органов собраны на странице для госструктур.

Если нужно что-то ещё или доработать журнал под вашу форму, закажите проект.