← Блог

Виды инструктажей по охране труда и сроки: не пропустить повторный

Специалист по охране труда или ответственный за неё сотрудник обычно держит в голове десятки дат: кого и когда принимали, кому пора на повторный инструктаж, у кого срок наступил на прошлой неделе. На бумажном журнале это незаметно, пока не придёт проверка или не случится происшествие. Тогда выясняется, что подпись есть, а даты не сходятся. Разберём виды инструктажей, общую логику сроков и способ не пропускать повторные.

Виды инструктажей по охране труда: краткая карта

Деление на виды существует много лет, и в разных редакциях правил формулировки менялись, поэтому все детали сверяйте с действующими документами и локальным актом вашей организации. В общем виде различают:

• вводный инструктаж — проводится при приёме на работу, знакомит с организацией, правилами поведения на территории, действиями при аварии и пожаре. Его обычно проводит специалист по охране труда или назначенное лицо;
• первичный на рабочем месте — до начала самостоятельной работы, касается конкретных условий и опасностей на месте работника;
• повторный — проводится периодически, чтобы напомнить правила и закрепить навыки; периодичность определяется правилами и локальными актами, часто она связана с половиной года;
• внеплановый — при изменении правил, технологий, оборудования, после происшествий, при перерывах в работе и по требованию органов надзора;
• целевой — для разовых работ, не входящих в обычные обязанности, при ликвидации аварий, при проведении массовых мероприятий.

Для офисных организаций набор может быть сокращён по перечню профессий, но решение должно быть закреплено в локальных документах, а не приниматься «по умолчанию».

Сроки инструктажей: общая логика

Не называем жёстких цифр там, где они зависят от вашего вида деятельности, но логика всегда одна:

• вводный и первичный привязаны к дате приёма или перевода: первичный — до начала самостоятельной работы;
• повторный привязан к дате последнего инструктажа плюс установленный период. Для большинства профессий он обычно составляет не больше полугода, для некоторых работ или условий период может быть другим;
• внеплановый и целевой привязаны к событию, а не к дате в календаре.

Практический вывод: для повторных нужна дата следующего срока, рассчитанная автоматически. Если период в вашей организации — шесть месяцев, то инструктаж от 15 марта должен быть повторён не позднее 15 сентября. Пример вымышленный, а ваш период берите из действующих правил и вашего положения.

Журнал инструктажа по охране труда: что должно быть в образце

Форма журнала утверждается правилами и локальным актом, поэтому ориентируйтесь на утверждённую в вашей организации. Типичные графы:

• дата проведения;
• ФИО и должность инструктируемого;
• профессия или должность, структурное подразделение;
• вид инструктажа;
• причина (для внепланового и целевого);
• ФИО и должность проводившего;
• подписи инструктируемого и проводившего;
• примечание — например, допуск к работе, стажировка.

Если вы ведёте электронный журнал, не забудьте, что юридически значимой может быть бумажная распечатанная форма с подписями, в зависимости от вашего порядка. Уточните этот вопрос заранее.

Как организовать контроль сроков в Excel по шагам

• 1. Единый список работников. ФИО, должность, подразделение, дата приёма. Это основа для всех проверок.
• 2. Журнал записей. Каждое проведённое мероприятие — отдельная строка: дата, вид, кто провёл.
• 3. Справочник видов и периодов. Для каждого вида указан срок действия в днях или месяцах. Меняется в одном месте.
• 4. Формула следующего срока. Дата последнего повторного инструктажа плюс период. Для функции удобна ДАТАМЕС.
• 5. Светофор. Условное форматирование: зелёный — срок далеко, жёлтый — меньше 14 дней, красный — просрочено.
• 6. Лист «Кому пора». Фильтр выводит всех, у кого красный или жёлтый статус. Распечатывайте его в начале недели.
• 7. Печатная форма журнала. Для подшивки и подписей.

Пример расчёта сроков

Допустим, в отделе семь человек. Повторный инструктаж проводится раз в 6 месяцев. Даты последнего:

• Сотрудник А — 10 апреля, следующий срок 10 октября;
• Сотрудник Б — 22 апреля, следующий срок 22 октября;
• Сотрудник В — 3 марта, следующий срок 3 сентября;
• остальные — в диапазоне от мая до июля.

Если сегодня 1 октября, то сотрудник В уже в красной зоне (срок прошёл), А — в жёлтой, остальные пока зелёные. Тот, кто смотрит на таблицу, сразу видит, с кого начинать. Даты вымышленные.

Как это выглядит в госорганах, школах и больницах

В бюджетных учреждениях охрана труда — зона повышенного внимания проверяющих. Особенности:

• много категорий работников — педагоги, медицинский персонал, технический, административный. У каждой категории свой перечень и периодичность инструктажей;
• сменный и сезонный персонал, который легко упустить из списка;
• совместители и временные работники, которым инструктаж нужен так же, как основным;
• плановые проверки запрашивают журналы и сверяют с приказами о приёме.

Если журнал ведётся в электронной таблице с контролем сроков, ответ на запрос проверяющего занимает минуты, а не дни.

Типичные ошибки при ведении журнала

• Нет даты следующего инструктажа. Её приходится вспоминать, и она теряется.
• Один общий период на всех, хотя у отдельных профессий он другой.
• Не фиксируются внеплановые инструктажи после происшествий или изменений, а они часто обязательны.
• Подпись есть, а дата не стоит или стоит одна и та же в десятках строк подряд.
• Новых сотрудников добавляют позже, чем они приступили к работе.
• Нет списка «кому пора», и о просрочке узнают от проверяющего.
• Журнал ведёт один человек, а когда он в отпуске, записи останавливаются.

Чек-лист ответственного за охрану труда

• Утверждённая форма журнала и перечень видов инструктажей согласованы.
• Периоды повторных инструктажей закреплены локальным актом.
• Список работников соответствует приказам.
• Для каждой записи рассчитан следующий срок.
• Раз в неделю смотрится список «кому пора».
• Внеплановые и целевые инструктажи не забываются.
• Печатная форма подписана и подшита.

Частые вопросы по инструктажам

Нужно ли проводить инструктаж совместителям и временным работникам?

По общему правилу работники, допущенные к работе в организации, должны проходить инструктажи в порядке, установленном для их вида работ. Не исключайте совместителей из списка только потому, что они бывают в организации реже: уточните порядок у ответственного за охрану труда и закрепите его в локальном акте.

Если сотрудник долго отсутствовал, нужно ли проводить внеплановый инструктаж?

Перерыв в работе может быть основанием для внепланового инструктажа, если это предусмотрено правилами и вашим порядком. Условия и длительность перерыва проверьте в действующих нормативных документах. В таблице для таких случаев полезна колонка «основание» и отдельная отметка для внеплановых записей.

Где взять готовую таблицу

Готовое решение — Журнал инструктажей по охране труда с контролем сроков, платная таблица, 390 ₽. Внутри виды инструктажей, светофор сроков, список «кому пора» и печатная форма журнала. Периоды и перечень видов вы настраиваете по правилам своей организации.

Для контроля сроков в других задачах есть бесплатный светофор сроков в Excel, а для кадровых данных — кадровый реестр по форме Т-2. Решения для бюджетных организаций собраны на странице для госструктур.

Нужно что-то ещё или доработать таблицу под ваш перечень профессий — закажите проект.

Таблица из статьи

Все проекты раздела: Режим и охрана труда

Частые запросы по теме: Журнал инструктажей по охране труда в Excel · Охрана труда в Excel: СИЗ, спецодежда, медосмотры · Журналы по пожарной безопасности в Excel