Главная / Кадры и трудовые отношения

Контроль кадровых сроков с макросами в Excel: уведомление сотруднику и список в PDF кнопкой

Контроль сроков с кнопками: добавить сотрудника, обновить срок договора, медосмотра или обучения, список требующих внимания, уведомление в PDF.

Для чего

Обычный реестр кадровых сроков плюс кнопки: сотрудник добавляется ответами на вопросы, срок обновляется одним вопросом, а список тех, кому нужно внимание, и уведомление сотруднику готовятся одной кнопкой. Для планёрки есть список в PDF.

Что умеют кнопки

• Добавить сотрудника — Спросит ФИО, должность, подразделение, дату приёма и испытательный срок — добавит в реестр и покажет конец испытания.
• Обновить срок — Спросит сотрудника, какой срок (договор, медосмотр, обучение) и новую дату — подсветка обновится сама.
• Требуют внимания — Соберёт в новой книге сотрудников со статусом «Просрочено» и «Скоро».
• Уведомление в PDF — Спросит сотрудника и сохранит уведомление о приближающихся сроках в PDF.
• Что делать в PDF — Сохранит лист «Что делать» в PDF — для планёрки или руководителя.
• Убрать сотрудника — Сохранит резервную копию и уберёт сотрудника из реестра.
• Резервная копия — Сохраняет копию этой книги рядом с ней с датой и временем в названии.

Что внутри

• Книга-шаблон и заполненный образец в формате .xlsm (книга с макросами).
• Все листы и формулы обычной версии — Контроль кадровых сроков: испытательный срок, срочные договоры, медосмотры; макросы добавлены поверх, ничего не потеряно.
• Лист «Кнопки»: все кнопки с пояснениями и подсказка, что делать, если Excel блокирует макросы.
• PDF-инструкция «Как включить макросы» — одна страница с шагами.

Кому подойдёт

Кадровику, офис-менеджеру, руководителю отдела и владельцу небольшой компании, который следит за сроками договоров, медосмотров и обучения.

Как включить макросы

1. Распакуйте архив и откройте файл .xlsm.

2. Нажмите «Включить содержимое» в жёлтой полосе вверху окна Excel.

3. Если полоса красная или кнопки не нажимаются — один раз разблокируйте файл: правая кнопка на файле → «Свойства» → «Разблокировать» → OK.

Подробности — в PDF из архива и в статье «Как включить макросы в Excel».

Совместимость и безопасность

Кнопки работают в классическом Excel для Windows (2010 и новее). В LibreOffice, Google Таблицах и онлайн-Excel макросы не запускаются, но сама таблица с формулами работает. Макросы работают только с этой книгой и файлами, которые вы выберете, и ничего не отправляют в интернет; код открыт (Alt+F11). Все обновления проекта бесплатны.

Обычная версия

Макросы запрещены политикой организации или не нужны? Есть обычная версия без макросов — те же таблицы и формулы, но дешевле.

Частые вопросы

Что такое макросы и безопасно ли их включать?

Макросы — это небольшие программы внутри файла Excel, они выполняют рутину по кнопке. Здесь они работают только с самой книгой и с файлами, которые вы выберете сами, и ничего не отправляют в интернет. Код открыт: нажмите Alt+F11 и посмотрите модули.

Кнопки не нажимаются или Excel пишет «Блокировка макросов». Что делать?

Windows блокирует макросы в файлах из интернета. Закройте файл, нажмите на него правой кнопкой → «Свойства» → поставьте галочку «Разблокировать» → OK, откройте снова и нажмите «Включить содержимое». Подробная инструкция в PDF в архиве и в статье «Как включить макросы в Excel».

Работает ли файл в LibreOffice, Google Таблицах или онлайн-Excel?

Сама таблица с формулами работает, а кнопки с макросами — только в классическом Excel для Windows (2010 и новее). На Mac часть функций, например сохранение PDF и создание папок, может потребовать разрешений.

Что за уведомление сохраняет кнопка?

Короткую заготовку: ФИО, должность и все приближающиеся сроки сотрудника. Формулировки при необходимости поправьте под ваши документы.

Как обновить срок после медосмотра?

Нажмите «Обновить срок», выберите сотрудника, вид срока и новую дату — красная или жёлтая подсветка исчезнет.

Чем эта версия отличается от обычной?

Это те же таблицы и формулы плюс лист «Кнопки» с макросами. Обычная версия без макросов дешевле и подходит, если рутину вы готовы делать вручную или макросы запрещены вашей ИТ-политикой.

790 ₽ · версия 1.0

С этим проектом берут