Путевой лист в Excel: как рассчитать расход топлива по норме

У служебного автомобиля есть водитель, пробег, талоны или карта на топливо — и бухгалтер, которому в конце месяца нужно свести расход бензина с путевыми листами. Если нормы и пробеги считать вручную, расхождения обнаруживаются на этапе проверки: фактический расход выше нормативного, а причину никто не помнит. Разберём, как устроен расчёт расхода топлива по норме и как автоматизировать его в Excel.

Путевой лист в Excel: что должно считаться автоматически

Путевой лист — документ, который подтверждает, что автомобиль ездил по служебным делам, и служит основой для списания топлива. Форму и обязательные реквизиты определяют действующие требования, а в организации — приказ об учётной политике. В электронной таблице стоит автоматизировать:

нумерацию и учёт листов;
расчёт пробега по показаниям одометра;
расчёт нормативного расхода топлива с учётом надбавок;
сравнение с фактическим расходом по остатку в баке и заправкам;
контроль сроков ТО, страховки и водительских прав.

Оговорка: нормы расхода топлива утверждаются у вас приказом на основе рекомендаций и данных производителя, а применяемые надбавки и коэффициенты зависят от региона, времени года и условий эксплуатации. В статье показана логика, а числа вымышлены.

Формула расхода топлива по норме

Для легкового автомобиля базовый расчёт линейной нормы выглядит так:

Расход, л = пробег, км × норма, л на 100 км ÷ 100

Если в зимний период применяется надбавка, норма увеличивается на процент надбавки:

Расход с надбавкой = пробег × норма × (1 + надбавка в процентах ÷ 100) ÷ 100

Пример. Норма автомобиля — 9,5 литра на 100 км, зимняя надбавка по приказу — 10 процентов. За день автомобиль проехал 84 километра.

1. Норма с надбавкой: 9,5 × 1,10 = 10,45 литра на 100 км.
2. Расход по норме: 84 × 10,45 ÷ 100 = 8,78 литра (округление по вашим правилам).
3. Если по факту потрачено 9,3 литра, перерасход составляет 0,52 литра.
4. Если потрачено 8,2 литра, экономия — 0,58 литра.

Что делать с перерасходом и экономией, определяет учётная политика: чаще всего перерасход нужно объяснить, а экономия иногда учитывается отдельно. Эти правила проверяйте у бухгалтерии.

Как рассчитать фактический расход по путевым листам

Фактический расход считается по балансу топлива в баке:

Фактический расход = остаток при выезде + заправлено − остаток при возвращении

Остатки определяются по приборам или по замерам, и порядок их фиксации должен быть закреплён локальным актом. Далее для каждого путевого листа сопоставляются нормативный и фактический расход.

Пошаговая настройка таблицы учёта ГСМ

1. Справочник автомобилей. Марка, госномер, вид топлива, базовая норма, объём бака, дата следующего ТО, даты страховки и сроков водительских удостоверений.
2. Справочник водителей. ФИО, номер и срок действия водительского удостоверения.
3. Справочник надбавок. Период действия, процент и условие применения (зима, горные дороги, городской цикл).
4. Журнал путевых листов. Дата, номер листа, автомобиль, водитель, показания одометра на выезде и возврате, остатки топлива, заправки.
5. Расчёт. Пробег, норма с надбавкой, нормативный расход, фактический расход, перерасход или экономия.
6. Контроль. Подсветка тех автомобилей, у которых скоро ТО, страховка или права.
7. Печать. Печатная форма путевого листа, чтобы не заполнять его руками.
8. Сводка за месяц. Пробег и расход по каждому автомобилю, итоговая экономия и перерасход.

Контроль ТО, страховки и прав

Расчёт расхода — половина задачи. Вторая половина — вовремя заметить, что у автомобиля заканчивается срок обязательного страхования, подходит очередное ТО или истекает действие водительского удостоверения. В таблице для этого достаточно колонок с датами и условного форматирования:

зелёный — срок далеко;
жёлтый — истекает в ближайший месяц (порог настраиваем сами);
красный — срок прошёл.

Для автомобиля с красным статусом путевой лист оформлять нельзя, и таблица может подсказать об этом заранее.

Как это выглядит в госорганах, школах и больницах

В бюджетных организациях автотранспорт обычно небольшой, но проверяется пристально:

служебные автомобили администраций — важно показать, что поездки служебные, а маршруты соответствуют заданию;
школьные автобусы — особое внимание к ТО и допускам водителей;
автомобили скорой помощи и больничного транспорта — режим работы и условия эксплуатации влияют на нормы;
подведомственные учреждения — используют единую методику расчёта норм, и таблица помогает её соблюдать.

Контрольные органы часто сопоставляют расход топлива, пробег и задание на поездку. Таблица, где всё считается по формуле, снимает вопросы «откуда эта цифра».

Типичные ошибки

Не применена зимняя надбавка либо применена вне периода, установленного приказом.
Одометр не по порядку. Показание на возврате не совпадает с показанием на следующем выезде, и пробег «теряется».
Остатки топлива записываются по памяти, а не по замеру или прибору.
Заправки не привязаны к путевым листам, и по ним нельзя восстановить баланс.
Норма одна для всех автомобилей, хотя у каждого она своя.
Не контролируются сроки ТО и страховки, и лист оформлен на автомобиль без допуска.
Путевые листы подписаны задним числом, а пробег в них придуман.

Чек-лист на конец месяца

Все путевые листы пронумерованы и внесены в журнал.
Показания одометра образуют непрерывную цепочку.
Нормы и надбавки соответствуют действующему приказу.
Перерасход проанализирован и объяснён.
Заправки сверены с путевыми листами.
Сроки ТО, страховки и прав проверены.
Печатные формы подписаны и переданы в бухгалтерию.

Частые вопросы по путевым листам

Что делать, если автомобиль простаивал с включённым двигателем?

Для работы в особых режимах, например на стоянке с работающим двигателем, в практике применяются отдельные нормы или надбавки, но только если они утверждены в организации. Без утверждённого порядка не стоит придумывать собственные коэффициенты.

Как списывать топливо по заправочным картам?

Заправки по карте нужно сопоставлять с путевыми листами: дата, объём, автомобиль, водитель. Если заправка не привязана к листу, в таблице она отображается отдельным списком непривязанных операций, и разбираться с ними нужно в первую очередь.

Можно ли вести путевые листы только в электронном виде?

Это зависит от принятого в организации порядка и требований, которые к вам применимы. Многие организации ведут расчёты в Excel, а подписанные бумажные экземпляры печатают и хранят. Уточните вопрос у бухгалтерии и руководства.

Где взять готовую таблицу

Если нужна основа, посмотрите Путевые листы и учёт ГСМ в Excel. Это платная таблица, 390 ₽. Внутри расчёт нормы расхода с зимней надбавкой, определение перерасхода, контроль сроков ТО, страховки и прав, а также печатная форма путевого листа. Конкретные нормы и надбавки вы заносите по вашим приказам.

Для смежных задач — учёт командировок в Excel и журналы КПП. Решения для бюджетных организаций собраны на странице для госструктур.

Нужно что-то ещё или доработать таблицу под ваш автопарк — закажите проект.

Таблица из статьи

Имущество, склад и транспорт

Путевые листы и учёт ГСМ в Excel: расход топлива по норме

Журнал путевых листов в Excel: расход топлива по норме с сезонными надбавками, перерасход и экономия, контроль ТО, ОСАГО, прав и медосмотров, сводка по автомобилям и месяцам, печать путевого листа.

390 ₽

Все проекты раздела: Имущество, склад и транспорт

Частые запросы по теме: Учёт автомобиля и ГСМ в Excel · Расчёт транспортного налога в Excel · Путевой лист и учёт ГСМ в Excel