Журнал учёта путевых листов и списание ГСМ: как вести без ошибок

В конце месяца бухгалтер просит путевые листы, а они лежат в трёх папках, у двух водителей пропущены номера, а расход топлива «не бьётся» с нормой. Журнал учёта путевых листов и списание ГСМ кажутся рутиной, пока не появляются вопросы у проверяющих. Разберём, как организовать учёт так, чтобы ошибок было минимум.

Журнал учёта путевых листов: зачем он нужен

Путевой лист подтверждает, что служебный автомобиль использовался в служебных целях, и служит основанием для списания горюче-смазочных материалов. Журнал учёта путевых листов — это реестр, в котором фиксируется выдача и возврат каждого листа. Он нужен, чтобы:

не потерять ни один бланк и знать, у кого он сейчас на руках;
видеть непрерывную нумерацию без пропусков;
быстро находить лист по дате, автомобилю или водителю;
сверять фактический расход топлива с нормой;
подготовить материалы для бухгалтерии и проверок.

В государственных и муниципальных учреждениях, школах с подвозом, больницах со скорой помощью и хозяйственным транспортом к этому учёту обычно относятся особенно внимательно: топливо — расходы бюджетных средств, и их нужно уметь подтвердить документами. Требования к форме и срокам хранения проверяйте по действующим документам и учётной политике вашей организации.

Что записывать в журнал: состав колонок

Минимальный состав, который удобен на практике:

Номер и серия бланка путевого листа.
Дата выдачи.
Автомобиль (марка, госномер).
Водитель.
Маршрут или цель поездки.
Показания одометра при выезде и при возвращении.
Пробег за день (разность показаний).
Остаток топлива при выезде и при возвращении.
Заправлено за поездку.
Фактический расход.
Нормативный расход.
Отклонение (перерасход или экономия).
Подписи: кто выдал, кто принял, отметка медосмотра и техосмотра, если это предусмотрено вашим порядком.
Дата возврата листа.

Часть полей вычисляется формулами. Пробег, фактический расход и отклонение вводить руками не нужно — это источник ошибок.

Как списывать ГСМ: пошагово на примере

Нормы расхода топлива для автомобиля берутся из документов вашей организации (паспортные данные, приказ об утверждении норм). Мы не называем конкретных нормативов: у каждой марки и условий эксплуатации они свои. Ниже пример с вымышленными числами.

Допустим, норма расхода автомобиля — 9,5 л на 100 км. Зимой в вашей организации действует надбавка 10 % — это условие, которое нужно проверить по вашему приказу, мы его используем лишь как пример.

Шаг 1. Определите пробег. Выезд: 45 200 км, возвращение: 45 340 км. Пробег — 140 км.

Шаг 2. Рассчитайте норму. 140 × 9,5 / 100 = 13,3 л. Зимой с надбавкой 10 %: 13,3 × 1,10 = 14,63 л, округляем по правилам учётной политики до 14,6 л.

Шаг 3. Посчитайте фактический расход. Остаток при выезде 18 л, заправили 20 л, остаток при возвращении 22,5 л. Фактический расход: 18 + 20 − 22,5 = 15,5 л.

Шаг 4. Найдите отклонение. 15,5 − 14,6 = 0,9 л. Это перерасход около 6 %. Вопрос: нужен ли комментарий? Зависит от порядка в вашей организации: часто устанавливают допустимый порог, при превышении которого водитель пишет пояснение.

Шаг 5. Спишите по норме или по факту. Как именно списывать при перерасходе, определяют учётная политика и решение руководителя. Таблица должна показать отклонение, а решение остаётся за ответственными лицами.

Журнал учёта путевых листов: что контролировать, кроме топлива

Топливо — только часть картины. Опытные завхозы и механики отслеживают сроки, которые легко упустить.

Сроки документов водителя и автомобиля

срок действия водительского удостоверения;
срок действия страхового полиса;
срок прохождения технического осмотра;
периодичность технического обслуживания (по пробегу или по времени).

Заведите отдельный лист со справочником автомобилей и водителей, где для каждого записана дата окончания. Формула «осталось дней» и подсветка за 30 дней до срока — простейшая защита от неприятной истории, когда водитель едет с просроченным документом.

Пробег до ТО

Если ТО нужно проходить, например, каждые 10 000 км, в таблице хранится пробег последнего ТО, а текущий пробег берётся из последней записи журнала. Разность показывает, сколько осталось.

Сводка по автомобилям

Раз в месяц полезно смотреть: пробег, израсходованное топливо, средний расход на 100 км, количество перерасходов. Если один автомобиль стабильно тратит на 15 % больше остальных такого же класса, пора проверить его техническое состояние или пересмотреть маршруты.

Как организовать выдачу и возврат бланков

Журнал работает, только если за ним стоит простое правило обращения с бланками. Закрепите его приказом или внутренней инструкцией: кто выдаёт листы, кто принимает, в какой срок лист возвращается после поездки и что делать, если бланк испорчен или утерян. Конкретные требования к форме, хранению и срокам проверяйте по действующим документам вашей организации.

Бланки с номерами хранятся у одного ответственного лица, а не «в ящике у диспетчера».
Испорченный бланк не выбрасывается: он остаётся в журнале с пометкой и подшивается.
Водитель получает лист под подпись, и дата выдачи фиксируется в таблице в тот же день.
Раз в неделю ответственный просматривает список невозвращённых листов и звонит водителям.

Пример. За месяц выдано 86 листов, возвращено 83. Три листа числятся «на руках» дольше пяти дней: двое водителей в отпуске, один просто забыл. Без журнала об этом узнали бы только при закрытии месяца, а с журналом проблема видна в середине месяца.

Типичные ошибки при ведении журнала путевых листов

Пропуски в нумерации. Бланк выдан, а возврата нет. Решение: колонка «Дата возврата» и подсветка листов, которые не вернулись дольше недели.
Показания одометра не стыкуются. Возвращение вчера 45 340, выезд сегодня 45 310. Решение: проверка, что начальное показание не меньше конечного предыдущей записи для того же автомобиля.
Ручной расчёт. Калькулятор и карандаш приводят к опечаткам. Решение: формулы.
Нет сезонной надбавки. Зимой расход растёт, и без учёта сезона в таблице видны «ложные» перерасходы. Решение: параметр в настройках, который включается по месяцам, если у вас это предусмотрено приказом.
Один файл на всех без разграничения. Любой может случайно удалить строку. Решение: защита формул и отдельные листы ввода.
Заправки и чеки отдельно. Решение: колонка «Номер чека или ведомости», чтобы можно было сверить заправки с первичкой.

Чек-лист на конец месяца

Все выданные путевые листы возвращены, нет «висящих» бланков.
Нумерация идёт подряд, пропуски объяснены.
Показания одометра согласуются между днями.
Перерасходы выше установленного порога прокомментированы.
Сроки страховки, техосмотра, прав у всех водителей и автомобилей не истекают в ближайший месяц, либо по ним принято решение.
Итоги по топливу переданы в бухгалтерию и сверены с заправочными ведомостями.
Бумажные листы подшиты в соответствующее дело.

Где взять готовую таблицу

Если не хочется строить всё с нуля, посмотрите Путевые листы и учёт ГСМ в Excel. Таблица платная, 390 ₽. Внутри: расчёт нормы расхода с зимней надбавкой, подсчёт перерасхода, контроль сроков ТО, страховки и водительских прав, сводка по автомобилям и печатная форма путевого листа. Нормы и надбавки вы вносите свои, из документов вашей организации.

Для учёта имущества и списаний пригодится Учёт материальных ценностей и акты списания, а для контроля сроков в целом бесплатный светофор сроков. Подборка для бюджетных организаций на странице для госструктур.

Нужно что-то ещё или доработать таблицу под ваш автопарк? Закажите проект.

Таблица из статьи

Имущество, склад и транспорт

Путевые листы и учёт ГСМ в Excel: расход топлива по норме

Журнал путевых листов в Excel: расход топлива по норме с сезонными надбавками, перерасход и экономия, контроль ТО, ОСАГО, прав и медосмотров, сводка по автомобилям и месяцам, печать путевого листа.

390 ₽

Все проекты раздела: Имущество, склад и транспорт

Частые запросы по теме: Учёт автомобиля и ГСМ в Excel · Расчёт транспортного налога в Excel · Путевой лист и учёт ГСМ в Excel